Как эффективно организовать свое время

Содержание

• этапы
• Часть 1 Оцените текущее управление вашим временем
• Часть 2 Как избежать отвлечения
• Часть 3 Эффективное использование вашего времени

Все когда-либо слышали, чтобы кто-нибудь жаловался на то, что в день не хватает часов, чтобы сделать все, что им нужно. Некоторые основные советы по организации и управлению вашим временем могут помочь вам максимально использовать свое время. Научившись эффективно организовывать свое время, вы сможете выполнять гораздо больше задач.

этапы

Часть 1 Оцените текущее управление вашим временем

1. 
   

   
   Соблюдайте ваши ежедневные действия. Следите за тем, что вы делаете каждый день, и обратите внимание на то, как вы проводите свое время. Вы будете удивлены, увидев, сколько времени вы тратите в тот день, когда сравниваете его с тем, что вы тратите на то, что должны делать.
   • Не забудьте отметить более бесполезные действия, например, когда вы готовите завтрак, когда вы выполняете работу по дому, когда принимаете душ и т. Д.

2. 
   

   
   Запишите все свои действия в тетради. После того, как вы заметили все свои действия и оценили, сколько времени вы тратите на их выполнение, запишите их в тетрадь. Поместите всю информацию в одну и ту же записную книжку, потому что вы сможете легче идентифицировать повторяющиеся шаблоны и время, когда вы теряете время, если увидите их все на одной странице.
   • Ничего не помните и четко записывайте каждую запись в блокноте. Не группируйте отдельные события в одну запись, не стоит недооценивать второстепенные задачи и пишите точное время при оценке того, как распадается ваш день.
   • Может быть полезно сгруппировать определенные виды деятельности в категории. Например, вы можете заметить голубую домашнюю работу, красную рабочую деятельность и хобби в черном. Это поможет вам лучше представить, как вы проводите свое время.

3. 
   

   
   
   
   Оцените свое время. Вы проводите час, ничего не делая? Два часа, чтобы решить, где поесть? Восемь часов для серфинга в интернете? Найдите шаблоны, которые расскажут вам, как вы проводите свое время, и определите, какие действия необходимы, а какие нет.
   • Вы теряете время, потому что вам не хватает контроля над собой? Вы кладете вещи слишком часто в одночасье? Принимаете ли вы слишком большую ответственность? Это вопросы, которые вы должны задать себе, оценивая, как вы проводите свое время.
   • Вы можете понять, что вы делите свой день таким образом, который не имеет смысла. Например, может быть неразумно работать полчаса, прежде чем тратить десять минут на выполнение неважных вещей, прежде чем вернуться на работу на полчаса. Вы будете более сосредоточены и продуктивны, если будете работать час, а потом позаботиться о менее важных вещах.
   • Лучше, чтобы вы решали свои задачи, разбивая их. Этот метод просит вас выделить определенное количество времени на одну задачу, не отвлекаясь.

4. 
   

   
   
   
   Подумайте о корректировках. Теперь, когда вы точно знаете, что делаете в свое время, начните вносить коррективы в свое расписание. Убедитесь, что вы определили области, которые вы не можете уменьшить. Это не потому, что что-то занимает много времени, это время, которое вы тратите впустую.

5. 
   

   
   Найди что не так. Если вы тратите три часа в день на отправку рабочих документов, маловероятно, что вы сможете сократить количество времени, которое вы тратите на это занятие. Однако, если вы отправите четырех или пяти сотрудников между рабочими местами, вы сможете сократить количество времени, которое вы тратите на эту деятельность.

6. 
   

   
   Измените свои привычки. Независимо от вашей проблемы с управлением временем, всегда есть решение. Как только вы нашли время, которое вы тратите впустую, или то, как вы должны его проводить, вам нужно будет предпринять согласованные усилия, чтобы изменить свои привычки управления временем.
   • Если вы слишком много времени проводите по дому или готовите еду, подумайте над тем, чтобы нанять домработницу или повара. Для некоторых людей их время стоит больше, чем их деньги.
   • Вы можете провести большую часть своего дня, бесцельно занимаясь серфингом в Интернете. Вы можете ограничить свой доступ к определенным сайтам или социальным сетям, когда вам лучше работать или заниматься чем-то другим.

Часть 2 Как избежать отвлечения

1. 
   

   
   Определите отвлекающие факторы в вашей жизни. Постоянные отвлечения являются самой большой угрозой для хорошего управления временем. Вы должны понимать, какие действия или какие люди имеют тенденцию тратить ваше время. Будь то друг, который никогда не прекращает говорить, или чувство вины, которое отвлекает вас от работы, вам нужно найти способы избежать всего, что тратит ваше время.
   • Если вы тратите много времени на то, что не дает желаемых результатов, вам, вероятно, стоит отвлекаться.
   • Если вы работаете в офисе, вы, вероятно, будете думать о многих своих коллегах как о отвлекающих. Избегайте ненужных разговоров, когда у вас есть дела. Однако не забывайте, что ваше отношение к работе в офисе так же важно для развития вашей карьеры, как и ваши навыки тайм-менеджмента, поэтому вы не должны быть плохими.

2. 
   

   
   Избегайте долгих разговоров по телефону. Если вы проводите много времени, зависая на телефоне, вам, возможно, придется скорректировать свои привычки в разговоре. Зачастую вы можете добиться более быстрых результатов с помощью личных, а не телефонных переговоров, поэтому вам нужно сократить количество времени, которое вы проводите, оставаясь на линии.
   • Многие телефонные разговоры, особенно в начале или в конце, включают ненужные или ненужные обсуждения. Люди, как правило, отклоняются от темы, когда разговаривают по телефону, поэтому вам следует обратить на это внимание. На личных встречах вы чувствуете себя обязанными обсуждать только интересующую вас тему. Это происходит потому, что нет других отвлекающих факторов, когда вы находитесь перед своим абонентом.

3. 
   

   
   Не тратьте слишком много времени в интернете. Многие люди используют сеть как важный инструмент для решения задач, которые необходимо выполнить. Тем не менее, есть также много людей, которые балуются бесполезными статьями или спортивными новостями или смотрят фотографии звезд, кошек или щенков. Будьте сосредоточены, пока вы используете Интернет. Существуют программы, которые вы можете установить, которые блокируют определенные приложения, сайты и домены, чтобы уменьшить отвлекающие факторы, которые предлагает Интернет.
   • Избегайте Facebook и других сайтов социальных сетей, когда вы должны сосредоточиться на чем-то другом.
   • Вы также будете тратить много времени на поиск различных тем в Google. Вы можете подумать о быстром поиске по одной теме, и прежде чем вы это узнаете, вы потратили три часа на поиск в глубине Сети.

4. 
   

   
   Используйте знак «не беспокоить». Вы, наверное, знаете этот знак, который висит на дверях гостиничных номеров. Это может быть так же эффективно в офисе или на рабочем месте. Вы можете подобрать такой знак, выбрав его в соседнем отеле, в котором вы будете проживать, или распечатав его дома, который можно будет повесить на дверь вашего офиса, когда это будет необходимо. Это поможет вам избежать риска ненужных разговоров, которые отвлекут вас от работы.
   • Если вы работаете дома, важно иметь специальное место только для работы. Не работайте в общих помещениях дома, так как телевизор, телефон или игровая приставка могут легко отвлечь вас от работы.

5. 
   

   
   Найдите время для неизбежных отвлекающих факторов. Есть некоторые отвлекающие факторы, которые люди просто не могут избежать. Иногда к вам приходит ваш начальник, чтобы обсудить что-то и другие, или пожилой член вашей семьи, которому нужна помощь с простыми вещами. Каковы бы ни были эти неизбежные отвлекающие факторы, если вы подготовитесь заранее, они не будут мешать времени, которое вам нужно для других проектов или мероприятий, которые вам необходимо выполнить.

Часть 3 Эффективное использование вашего времени

1. 
   

   
   Пиши все. Не полагайтесь на свою память для выполнения задач, которые вам необходимо выполнить. Запишите все, что вам нужно сделать, в одном месте и будьте готовы часто просматривать этот список для достижения ваших целей.
   • Даже если рассматриваемое задание кажется вам второстепенным или второстепенным, запомните это. Ваш календарь должен быть заполнен небольшими комментариями, такими как «позвони Джону», «ищи маржу прибыли» или «отправь боссу».
   • Всегда держите при себе записную книжку, чтобы отмечать появляющиеся задачи. Вы думаете, что не забудете написать их позже, но не сделаете этого.

2. 
   

   
   Используйте календарь. Добавив простой календарь в свои инструменты, которые помогут вам организовать, вы можете организовать свое время более эффективно. Напишите новые сроки, домашнюю работу или встречи, когда они добавляются к вашему расписанию. Потратьте время каждое утро, чтобы перечитать свой календарь, чтобы узнать, что впереди.

3. 
   

   
   Избегайте переутомления. Организуйте свое расписание, чтобы избежать слишком большого количества дел или нести ответственность за слишком много проектов одновременно. Проверьте свой календарь, прежде чем принимать что-либо, чтобы убедиться, что у вас есть время. Это поможет вам оставаться организованным и регулярно просматривать свой календарь.

4. 
   

   
   Устранить отвлекающие факторы. Организуйте свое время продуктивно, устраняя элементы, которые могут отвлекать внимание или заставлять вас упускать из виду свою цель или опаздывать. Держите телевизоры и игровые приставки подальше от комнаты, где вы учитесь или оплачиваете счета, чтобы сосредоточиться только на тех задачах, которые необходимо выполнить в первую очередь, и оставить хобби на потом.

5. 
   

   
   Организуйте свои задачи. Эффективно управляйте своим временем, организуя себя для выполнения некоторых важных или неотложных задач. Отметьте это в своем календаре, выделив его специальным цветным маркером или разместив наклейку. Позаботьтесь об этих неотложных действиях, сначала дайте себе достаточно времени, чтобы завершить их, а затем выполняйте менее срочные действия, как только закончите первые.
   • Не стесняйтесь время от времени менять свои приоритеты. Есть вещи, которые могут появиться в последнюю минуту и ​​которые быстро требуют вашего внимания. Вам придется перестать делать то, что вы делаете, и иногда переориентировать свою энергию и время на активность в последнюю минуту. Просто убедитесь, что это не происходит слишком часто.
   • Если вы понимаете, что в течение дня вы постоянно меняете приоритеты, значит что-то не так. Даже если вы ожидаете незначительных изменений в использовании времени, если вы должны вносить постоянные изменения, это может быть из-за того, что вы не организовали свою деятельность должным образом с самого начала.

6. 
   

   
   Будьте реалистичны. Дайте себе реалистичное время для выполнения каждой из ваших задач. Если вы думаете, что выполнение задания займет от получаса до часа, дайте себе час. Оставаясь реалистичным относительно того, сколько времени займет занятие, вы избежите перегрузки или опоздания.
   • Профилактика всегда лучше лечения и дает вам больше времени, чем вам нужно. Если вы закончите свою задачу раньше, вы можете перейти к следующей задаче, которая не должна влиять на вашу производительность.

7. 
   

   
   Организовать основные мероприятия. Не забудьте сосчитать время, необходимое для основных занятий, таких как прием пищи или принятие душа. Это может показаться вам естественным, но важно уделить время тому, чтобы выполнять их среди других ваших занятий, чтобы убедиться, что вы их не забудете или не опоздаете.

8. 
   

   
   Используйте систему напоминаний. Установите простую систему напоминаний в дополнение к вашему расписанию, чтобы помочь вам запомнить важные задачи и сроки. Используйте сообщения или оповещения на телефоне в определенное время дня, чтобы не забыть что-то сделать или спланировать какое-либо мероприятие. Эта система поможет вам ничего не забыть.
   • Старайтесь не полагаться на других, чтобы помнить, что вы должны делать. Они, вероятно, забудут вас так же, как вы забудете себя.
   • Если у вас есть что-то очень важное, организуйте много напоминаний. Вы можете игнорировать пост-это или предупреждение по телефону.

9. 
   

   
   Обратитесь за помощью. Попросите кого-нибудь помочь вам или при необходимости делегировать более простые задачи. Вы поможете себе в управлении своим расписанием, если будете гордиться собой и попросите кого-нибудь выполнить простые задачи, такие как помощь по дому или приготовление ужина, когда вы заняты.
   • Обязательно делегируйте свои обязанности квалифицированным людям. Недостаточно завершить поставленную задачу, вы также хотите, чтобы она была выполнена хорошо.
   • Не берите в привычку постоянно просить помощи у ваших коллег. Это означает, что вы не знаете, как управлять своим временем. Вы будете ленивы и немотивированы.

10. 
    

    
    Оцените свою производительность. Время от времени, необходимо сделать шаг назад и проанализировать, чего вы достигли, качество вашей работы и время, которое вам потребовалось. Узнав об этих аспектах своей работы и своей жизни, вы сможете вносить изменения в свой график и свои ежедневные привычки, которые могут привести к удивительно эффективным результатам.

11. 
    

    
    Поощряйте себя. Если вы много работаете или слишком много, вы достигнете стадии истощения, и вам будет трудно сконцентрироваться даже на самых простых задачах. Затем вам нужно время от времени уделять время тому, чтобы отпраздновать то, чего вы достигли, и вознаградить себя тем, что вы действительно любите.
    • Убедитесь, что вы проводите свое свободное время с удовольствием. Выключите телефон и не отвечайте на ваши вопросы. Если вы смешиваете работу и удовольствие, вы не будете получать удовольствие и будете накапливать усталость.
    • Если вы работаете в понедельник или пятницу, отдохните на выходных. Если вы работали три месяца без перерыва над одним и тем же проектом, возьмите небольшой отпуск, как только закончите.