Как сделать прямую рассылку

Содержание

• этапы
• Часть 1 Готовимся
• Часть 2 Выполнение слияния с помощью Microsoft Office
• Часть 3 Выполнение слияния с помощью OpenOffice

Объединение писем - это функция большинства офисных пакетов, которая позволяет настроить базовый документ перед отправкой нескольким получателям. Возможно произвести почтовое слияние для большого количества различных документов, включая конверты, этикетки, бланки писем, письма, факсы или даже пронумерованные купоны и купоны.

этапы

Часть 1 Готовимся

1. 
   

   
   Создайте свой файл данных. Это также может быть рабочий лист (тип Excel), данные с низким уровнем или документ, имеющий правильное форматирование. В большинстве случаев компании или частные лица используют электронные таблицы, поэтому этот вариант мы будем использовать в качестве примера в оставшейся части этой статьи.
   • Ваш файл данных должен содержать всю информацию, которую вы планируете варьировать между двумя копиями. Например, если вы решили отправить письмо с пользовательской формой, ваш файл данных должен содержать как минимум имена и адреса людей, которым вы хотите отправить письмо.
     • В одну строку поместите каждый элемент информации в ячейку таблицы. Таким образом, в конце построения вашего файла данных каждая категория информации (имя, имя, адрес ...) должна иметь свой собственный столбец.
   • Выберите соответствующие заголовки для каждого из ваших столбцов. Почтовое слияние связывает столбец данных после столбца. Таким образом, независимо от используемого программного обеспечения, он будет думать, что первая строка каждого столбца соответствует типу информации, представленной в остальной части столбца. Поэтому мы советуем вам использовать имена, которые кажутся вам подходящими, чтобы вы могли легко найти свой путь.
     • Например, если ваш столбец используется для хранения фамилий, Slow может быть «Имя», а ниже медленности вы можете ввести фамилии вовлеченных людей. Итак, на следующем шаге рассылки, когда программа спросит вас, какое поле вы хотите вставить в свой тип, вы увидите написанное «Имя» и запомните, что это такое.
   • Люди с пакетом Microsoft Office, использующие Microsoft Outlook для написания своих собственных приложений, также могут использовать свою адресную книгу в качестве файла данных.

2. 
   

   
   
   
   Сохраните ваш файл данных. Сохраните его в месте, которое вы легко запомните, и дайте ему двусмысленное имя, чтобы вы могли легко его найти.

3. 
   

   
   Напишите ваш основной документ сейчас. Это тип документа, который вы будете настраивать позже. Например, если вы решите описать образец письма, вашим базовым документом будет само письмо. Все поля, которые вы хотите персонализировать с помощью слияния, должны оставаться пустыми.

Часть 2 Выполнение слияния с помощью Microsoft Office

1. 
   

   
   Доступ к функции слияния. Откройте базовый документ и нажмите «Слияние», затем «Начать слияние», а затем «Пошаговый мастер слияния». Если функциональность не очевидна, нажмите «Инструменты»> «Письма и рассылки»> «Слияние почты».

2. 
   

   
   
   
   Ответьте на вопросы Microsoft Office. В почтовом инструменте Word есть несколько шагов, которые необходимо предпринять, чтобы упростить свою жизнь и объединить данные между базовым документом и файлом данных, что более разумно и лучше соответствует вашим потребностям.
   • Начните с указания типа документа вашего исходного документа. Выберите тип, ближайший к типу документа, и нажмите «Далее»: «Основной документ».
   • Укажите базовый документ, который вы хотите использовать. Если вы до сих пор следовали нашим объяснениям, вы сможете установить флажок «Использовать текущий документ». Нажмите «Далее: Выбрать получателей».

3. 
   

   
   Выберите то, что Word называет «существующим списком». На самом деле это файл данных, который вы создали ранее. Установите флажок и нажмите «Далее», чтобы просмотреть ваш компьютер, чтобы найти файл данных и связать его с исходным документом.
   • Если вы предпочитаете использовать адресную книгу Outlook, это тоже возможно, просто установите соответствующий флажок.

4. 
   

   
   Выберите данные для использования. Офис позволяет вам выбрать или отменить выбор целых столбцов информации, как вам удобно. Это позволяет вам выбирать, какие поля вы хотите заполнить в базовом документе, делая ваш файл данных более универсальным, так как вы сможете использовать различную информацию в разных почтовых сообщениях. Когда все кажется правильным, нажмите «Далее».
   • Данные можно отсортировать, нажав на заголовок каждого столбца. Это позволяет вам, например, быстро просматривать и находить точную информацию, если ваш файл данных навязывает.

5. 
   

   
   Вставьте поля в базовый документ. На этой новой странице мастера рассылки вам будет предложено написать базовый документ (если это еще не сделано), а также вам будет предложен широкий выбор вариантов вставки полей данных из файла данных в ваш файл. базовый документ.
   • Чтобы вставить поле в базовый документ, поместите курсор туда, где вы хотите разместить поле, и нажмите соответствующую кнопку в мастере, чтобы вставить поле.
     • Можно удалить неуместное поле или поместить его дважды, нажав клавишу Delete на клавиатуре, как будто вы пытаетесь удалить простую букву в Word.
   • Предварительно настроенные параметры могут незначительно отличаться в зависимости от типа документа, который вы указали в Word. Office делает все возможное, чтобы предоставить правильные типы данных на основе выбранного файла данных. Например, если вы указали Word, что пишете письмо в форме, можно увидеть опцию, позволяющую вставить блок адреса, который включает в себя имя и имя адресата, а также его полный адрес, причем все они расположены в лучшем случае на всего несколько строк.
     • Некоторые предварительно настроенные параметры автоматически открывают дополнительные окна, чтобы вы могли заполнить необходимую информацию. Но не волнуйтесь, все это всегда объясняется довольно ясным и простым для понимания способом.
     • Если вы используете один из этих предварительно настроенных параметров, и Word не может найти нужную информацию в файле данных, это не проблема: нажмите «Сопоставить поля» и скажите программе, что соответствует каждому полю. Например, вы можете показать Word, что он должен использовать столбец «Имя» вашего файла данных, чтобы заполнить поле «Фамилия» в блоке адреса вашего исходного документа.
   • Чтобы использовать собственные поля, нажмите «Дополнительные параметры». После этого вы сможете увидеть заголовки ваших столбцов и затем использовать эти имена.

6. 
   

   
   Проверьте свои письма. При использовании почтового слияния вы должны знать, что настраиваемые поля будут содержать только точные данные (те, которые вы импортировали из файла данных) на момент печати. Тем не менее, Office позволяет вам предварительно просмотреть документ, чтобы убедиться, что информация размещена правильно, как вы решили, разместив различные поля. Не стесняйтесь просматривать документ несколько раз, пока все не будет именно так, как вы хотите.

7. 
   

   
   Закончите слияние двух ваших документов. Последний шаг пошагового помощника по слиянию сообщает, что все на месте и что программное обеспечение готово к печати ваших документов. Затем он напечатает столько копий, сколько необходимо, изменяя каждое из полей, указанных в исходном документе.
   • Можно внести индивидуальные изменения в буквы по вашему выбору, нажав кнопку «Редактировать буквы по отдельности» перед началом печати документов.

Часть 3 Выполнение слияния с помощью OpenOffice

1. 
   

   
   Создать базу данных. С OpenOffice.org для слияния почты всегда требуется база данных, однако вы все равно можете сначала поместить свои данные в электронную таблицу (например, в Excel или Calc).
   • В базовом документе откройте меню «Файл» и выберите параметр для создания новой базы данных.
   • В открывшемся диалоговом окне установите флажок «Подключиться к существующей базе данных». В раскрывающемся меню выберите «Электронная таблица», а затем нажмите «Далее».
   • На следующей странице укажите OpenOffice.org путь для доступа к электронной таблице, которую вы хотите использовать. Вы также можете выбрать, следует ли вводить пароль в базу данных, установив флажок под путем к файлу данных. Нажмите «Далее».
   • В этом окне выберите, хотите ли вы сохранить базу данных на вашем компьютере (для более легкого доступа позже) и укажите, хотите ли вы открыть базу данных, чтобы вы могли вносить в нее изменения (вероятно, это не так). не обязательно, если вы только что создали свою таблицу). Нажмите «Готово», чтобы сохранить базу данных.
     • Дайте вашей базе данных простое имя для запоминания, чтобы вам не пришлось тратить время на ее поиск позже.

2. 
   

   
   Вставьте свои поля. Теперь, когда ваш базовый документ связан с простой для понимания базой данных для OpenOffice.org, все, что вам нужно сделать, это объединить данные по вашему выбору в слияние вашей почты.
   • Нажмите в меню «Вставить», затем «Поля» и, наконец, «Другое ...» в подменю. Вы также можете получить к нему доступ с помощью сочетания клавиш "Ctrl + F2".
   • В диалоговом окне нажмите на вкладку «База данных».
   • Нажмите кнопку «Обзор» в правом нижнем углу диалогового окна и найдите базу данных, которую вы только что создали.
     • Как только ваша база данных будет выбрана, она появится в списке под названием «Выбранные базы данных» в правой части окна.
   • В списке с именем «Тип» в левой части окна выберите «Почтовые поля».
   • Нажмите кнопку «+» рядом с вашей базой данных: электронная таблица должна появиться ниже. Затем нажмите «+» рядом с «Это», и вы увидите поля, которые вы выбрали при создании таблицы.
   • Выберите любое из полей, которые вы хотите вставить, и нажмите «Вставить», чтобы поместить его в базовый документ.
     • Не забудьте поместить курсор в то место, куда вы хотите вставить поле. Если вы забыли, это не проблема: просто срежьте поле и прикрепите его в нужном месте.
     • Как и в Office, поля обрабатываются как простые буквенно-цифровые символы, когда они находятся в базовом документе. Вы можете переместить их с помощью пробела или удалить их с помощью клавиши удаления на клавиатуре.

3. 
   

   
   Завершите слияние. Убедитесь, что все поля на своих местах. После завершения проверки начните печать. Затем он напечатает столько копий, сколько необходимо, варьируя каждое из полей, указанных в базовом документе.