Как обращаться с дебиторской задолженностью

Содержание

• этапы
• Часть 1 Определение кредитной практики
• Часть 2 Счет клиентов
• Часть 3 Последующие действия в отношении дебиторской задолженности
• Часть 4 Применение методов учета дебиторской задолженности

Если вы являетесь владельцем кредитной организации и предоставляете кредит своим клиентам, важно определить процедуры для торговой дебиторской задолженности. Клиентский кредит - это когда вы позволяете своему клиенту получить услугу или немедленно вступаете во владение продуктом в обмен на обещание заплатить вам позже. Другими словами, вы позволяете ему завладеть вашими продуктами еще до того, как они вам заплатят. Если вы принимаете кредитные карты, компания-эмитент управляет рисками. В случае, если клиенты должны платить чеком или наличными, вы должны проверить платежи и управлять рисками. Работа с торговой дебиторской задолженностью состоит в установлении процедур кредитования, составлении счетов-фактур, ведении счетов платежей, подлежащих оплате и получению, и выполнении функций учета.

этапы

Часть 1 Определение кредитной практики

1. 
   

   
   Разработать процедуру оформления кредита. Определите, хотите ли вы кредитовать физических лиц или только компании. Попросите всех своих клиентов заполнить заявку, чтобы оценить их кредитоспособность. Проверьте счета всех соискателей кредита.
   • Физические лица должны предоставить свое имя, контактную информацию, информацию о занятости и номер социального страхования.
   • Предприятия должны предоставить свое фирменное наименование, контактную информацию для своего бухгалтерии, кредитную историю от других компаний и имена своих директоров.

2. 
   

   
   Установить общие условия продажи. Разработайте документ, объясняющий ваши потребности и обязанности клиента. Также укажите срок оплаты. Например, вы можете указать, что платежи должны быть сделаны в течение 30 дней с момента покупки. Укажите сумму процентов, подлежащих уплате за просроченный платеж. Укажите, что клиент должен будет оплатить сборы за возвращенные чеки или взыскание задолженности.
   • Заявители на получение кредита должны иметь возможность подписать форму, чтобы подтвердить, что они прочитали и поняли пункты.

3. 
   

   
   
   
   Соблюдайте законы о потребительском кредитовании. Потребительский кредит - это договор, по которому кредитор предоставляет заемщику (физическим или юридическим лицам) возмещаемую сумму денег для финансирования покупок товаров и услуг. Во Франции закон Лагарда реформировал потребительские кредиты с целью защиты потребителей. Этот закон также накладывает новые обязательства на кредиторов. Вот некоторые положения, которые предусматривает этот закон.
   • Кредиторы никоим образом не должны рекламировать, что кредит улучшает положение клиента.
   • Кредитор имеет право выбрать страховку, которая подходит ему лучше всего.
   • Кредитные учреждения обязаны проверить кредитоспособность заемщика и убедиться, что заемщик не зарегистрирован в файле FICP.
   • Чтобы узнать больше о законах, регулирующих потребительский кредит, см. Эту статью.

Часть 2 Счет клиентов

1. 
   

   
   
   
   Понять, что такое счет. Счет-фактура - это документ, который покупатель получает от продавца во время продажи. В нем подробно описаны продукты и услуги, которые были проданы, их стоимость и дата, когда ожидается оплата. Счет отличается от квитанции. Квитанция о покупке выдается только в том случае, если клиент платит полностью в момент покупки. Если он платит позже или в шахматном порядке, вы должны выставить ему счет.
   • Счет отличается от выписки. Выписка отправляется клиенту с одним или несколькими текущими счетами и указывает общую сумму к оплате. Его основная роль заключается в упрощении процесса выставления счетов.

2. 
   

   
   Выберите способ оплаты. Вам доступны два варианта: вы можете выставить счета самостоятельно или нанять компанию для этого. Если вы только начинаете, сделайте это сами. Вы сможете углубить свои знания о финансах вашей компании. Позже вы можете передать это задание другому человеку.

3. 
   

   
   Включите всю соответствующую информацию в счете. Четко напишите слово bill. Включите информацию для идентификации клиента и продуктов или услуг, которые были предоставлены. Не забудьте четко указать свое имя, название своего подразделения и адрес, по которому клиенты должны отправлять платежи.
   • Присвойте уникальный номер каждому счету.
   • Четко укажите дату.
   • Укажите имя и адрес клиента, а также название и адрес вашей компании.
   • Четко укажите товары или услуги, приобретенные, а также дату покупки.
   • Укажите причитающуюся сумму и срок оплаты.

4. 
   

   
   Выберите для выставления электронных или бумажных счетов. Вы можете отправлять бумажные счета по почте, электронные счета по электронной почте или и то, и другое. Клиенты должны указать, как они хотели бы получать счета. Электронное выставление счетов-фактур более удобно и дешевле, чем выставление счетов на бумаге. Однако некоторые клиенты не любят раскрывать финансовую информацию в Интернете. Кроме того, если клиент меняет адрес электронной почты, у вас могут возникнуть проблемы с его установкой.

5. 
   

   
   Попробуйте прикрепить конверт с ответом к счету. Клиенты смогут отправлять платежи проще. Введите свой адрес прямо на конверте. Если вы хотите, возьмите конверт с окном, напечатайте свой адрес в счете и попросите клиента убедиться, что ваш адрес появляется в окне. Если клиент обычно платит онлайн или лично, запишите это. Если клиент не хочет получать конверт с ответом, сохраните этот расход.
   • Чтобы упростить процесс оплаты, настройте систему прямого депозита, чтобы автоматически вычитать цены по счетам с дебиторской задолженности. Как правило, такую ​​систему легко настроить через ваши банки.

Часть 3 Последующие действия в отношении дебиторской задолженности

1. 
   

   
   Выбираю систему управления долгом. Вы можете предпочесть автономные системы ручного ввода данных с использованием Excel. Однако, если ваша компания растет, вы можете автоматизировать процесс управления с помощью программного обеспечения для управления долгом, такого как QuickBooks. Вы также можете использовать веб-инструменты финансового управления, такие как Mint или FreshBooks.

2. 
   

   
   Используйте ручную систему кредитной отчетности. У вас будет возможность подготовить электронную таблицу в Excel. Создайте столбцы для даты, имени клиента, суммы к оплате, номера счета и даты оплаты. Введите информацию в таблицу, чтобы отправить свои счета и получать платежи.
   • Вам нужно будет создать шаблон счета и использовать его для оформления всех ваших счетов.
   • Сохраните файл дебиторской задолженности и папку оплаченных счетов.
   • Неоплаченные счета хранятся в файле дебиторской задолженности.
   • Как только счета будут оплачены, удалите их непосредственно из файла дебиторской задолженности и поместите их в папку оплаченных счетов.

3. 
   

   
   Отслеживание дебиторской задолженности с использованием программного обеспечения. Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение с опцией дебиторской задолженности, вы можете использовать ее, чтобы легко отслеживать счета и платежи. Вы можете напрямую редактировать информацию о клиентах и ​​продажах в системе. Это позволит вам автоматически генерировать бумажные и электронные счета. Если система использует Интернет, вы можете отправлять счета клиентам напрямую по электронной почте. У вас есть возможность запустить отчет, в котором будет указано, какие счета-фактуры еще не получены, поэтому вам не нужно хранить отдельные бумажные файлы для оплаченных и неоплаченных счетов.
   • С помощью бухгалтерского программного обеспечения вы также можете классифицировать счета в хронологическом порядке. Этот процесс состоит из разделения неоплаченных счетов-фактур по количеству дней просрочки платежа, что позволяет применять политику сбора платежей, которая предусматривает определенные меры при задержке платежей на 30, 60 или 90 дней.

4. 
   

   
   Выпускать ежемесячные выписки по счетам для клиентов. Выписка по счету отличается от счета. Он выдается один раз в месяц и содержит подробную информацию о всех суммах, подлежащих оплате по старым счетам. В выписке также указаны полученные платежи. Наконец, в этом документе указывается любой перенесенный остаток, который остается неоплаченным. В случае неоплаченных счетов должна существовать система для идентификации, отслеживания и восстановления непогашенных счетов.

Часть 4 Применение методов учета дебиторской задолженности

1. 
   

   
   Используйте бухгалтерское программное обеспечение для автоматизации процесса. Бухгалтерское программное обеспечение позволит вам не только выставлять счета, но и автоматически настраивать ваши ежемесячные финансовые отчеты. Преимущество такой автоматизации состоит в том, что она экономит много времени и упрощает вашу работу, вместо того, чтобы вводить одну и ту же информацию вручную более одного раза. Еще одним преимуществом этой системы является то, что у вас меньше ошибок при вводе разных сумм или информации о разных отчетах.

2. 
   

   
   Сделайте заявление о продаже услуг в кредит. Сначала зачислите на счет продаж сумму, причитающуюся за услугу. Затем дебетуйте дебиторскую задолженность на ту же сумму. Когда клиент платит, списать с текущего счета уплаченную сумму. Затем зачислите на счет клиента ту же сумму.
   • Предположим, вы отправили клиенту счет на 5000 долларов за предоставление услуги.
   • Передайте дебетовую запись в размере 5000 евро по дебиторской задолженности. В балансе дебиторская задолженность, которая появляется в активе, увеличивается.
   • Потратьте письмо на кредит в 5000 € на распродажах. Увеличение продаж в финансовой отчетности.

3. 
   

   
   Сделайте заявление о продаже товара в кредит. Во-первых, поместите записи журнала в журнал, чтобы записать продажи и соответствующую дебиторскую задолженность. Как и в случае с услугой, вы должны кредитовать продажную и торговую дебиторскую задолженность. Затем рассмотрите возможность сокращения запасов, продаваемых покупателю, в качестве стоимости и сохраните их.
   • Предположим, вы совершили бизнес-транзакцию на сумму 10 000 долларов США, в ходе которой вы продали товары на сумму 7 000 долларов США покупателю.
   • Передайте кредитную запись в размере 10 000 евро по продажам и дебетовую запись в 10 000 евро по дебиторской задолженности.
   • Затем укажите дебет в размере 7 000 евро к стоимости проданных товаров. Это в форме расходов в финансовой отчетности. Затем введите запись о кредите в размере 7 000 долларов США на счет инвентаря. Недостаток товарно-материальных запасов в балансе уменьшается на 7 000 евро.

4. 
   

   
   Размещать безнадежные долги. Лучший способ признания безнадежных долгов - это оценить количество неоплаченных счетов, которые ежемесячно накапливаются в записях журнала. С помощью этой техники можно записать расходы по безнадежным долгам в том же месяце, когда были выставлены счета.Это согласуется с принципом сверки, согласно которому все расходы должны признаваться в том же месяце, что и полученные доходы.
   • Если вы не накапливаете безнадежные долги и просто рассчитываете на учет безнадежных долгов, когда клиент не платит, это нарушает принцип сверки.
   • Например, если вы считаете, что счет в размере 40 000 евро не будет оплачен в течение одного месяца, перейдите к регистрации счета в размере 40 000 евро на счете безнадежных долгов. Это отображается как статья расходов в вашей финансовой отчетности.
   • Кроме того, поместите учетную запись по кредиту той же суммы в резервном счете для сомнительных счетов в балансе.
   • Когда вы идентифицируете счета, которые остаются неоплаченными, вам нужно только снять деньги со счетов безнадежных долгов и дебиторской задолженности по кредитам.

5. 
   

   
   Размещать скидки за досрочную оплату. Если вы предлагаете скидку на авансовый платеж, клиент заплатит меньше, чем общая сумма в счете. Затем сохраните спред как уменьшение прибыли на счете дисконта продаж. Это позволит вам проверить расхождения в отчете о доходах.
   • Предположим, вы отправляете счет в 1000 долларов клиенту и даете ему скидку 10%, или 100 евро, на 10 дней раньше. Тем не менее, этот клиент платит только 900 €.
   • Пройдите запись € 1000 на дебиторскую задолженность.
   • Дебет 900 € при продаже и 100 € при продаже.

6. 
   

   
   Подготовьте исторический отчет о торговой дебиторской задолженности. Такой отчет даст вам подробную информацию обо всех неоплаченных счетах. Он структурирован, чтобы показать, сколько лет законопроектов. Например, для текущих счетов могут быть столбцы с задержкой платежа от 0 до 15 дней, от 16 до 30 дней, от 31 до 45 дней и более 45 дней. Вы можете использовать его для оценки безнадежных долгов. Вы также можете использовать этот отчет для определения счетов, требующих последующих действий.