Как отслеживать расходы с Microsoft Excel

Содержание

• этапы
• Метод 1 из 3: Работа с шаблоном для Excel
• Метод 2 из 3: Создайте свою собственную таблицу

Многие компании используют Microsoft Excel для отслеживания расходов некоторых отделов или общества в целом. Поскольку Excel часто поставляется с персональными компьютерами, оснащенными Windows, если у вас есть Excel дома, вы также можете использовать его для отслеживания своих счетов. Существует множество шаблонов, доступных для отслеживания его расходов на сайте Microsoft, но также и на других сайтах, и последние версии Excel также включают шаблон для отслеживания его расходов с помощью предварительно установленных шаблонов. Вы также можете создать свой собственный шаблон в Excel, чтобы достичь того же результата.

этапы

Метод 1 из 3: Работа с шаблоном для Excel

1. 
   

   
   Выберите предустановленный шаблон. Последние версии Excel включают шаблон, который отслеживает расходы с другими моделями, используемыми в других ситуациях. Вы можете получить доступ и использовать их для отслеживания ваших счетов с помощью Excel.
   • В Excel 2003 выберите новый → файл, выбрать На компьютере в панели задач Новый блокнот вызвать диалоговое окно с моделями.
   • В Excel 2007 выберите новый → файл, Это выведет окно Новый блокнот, выбрать Установленные шаблоны в меню шаблонов на левой панели. выбирать Личный ежемесячный бюджет в рубрике Установленные шаблоны из центральной панели и нажмите на создать.
   • В Excel 2010 нажмите файл → новый, выбирать Образцы моделей в верхней части панели доступных шаблонов и выберите Личный ежемесячный бюджет в окне, которое появляется перед подтверждением нажатием создать.

2. 
   

   
   
   
   Выберите онлайн шаблон. Если шаблон личного бюджета по умолчанию, предоставленный Microsoft, вас не интересует, вы также можете найти его в Интернете. Вы можете скачать его со стороннего сайта или через Excel, чтобы перейти на сайт Microsoft.
   • Для Excel 2003 вы можете выбрать наиболее подходящий шаблон из библиотеки Microsoft Office по адресу https://templates.office.com. Затем выберите лонглет превосходить найти модель, которая вас интересует.
   • В Excel 2007 выберите бюджеты в разделе Microsoft Office в диалоговом окне «Новая записная книжка». Для подключения к библиотеке моделей у вас должно быть работающее интернет-соединение.
   • В Excel 2010 выберите бюджеты в разделе «Office.com» панели доступных шаблонов. Вы также должны иметь работающее подключение к Интернету для подключения к нему.

3. 
   

   
   
   
   Введите информацию в соответствующие ячейки. Точная информация зависит от модели, которую вы используете.

4. 
   

   
   Сохраните электронную таблицу. Вы можете использовать имя, выбранное шаблоном для электронной таблицы, или изменить его, чтобы найти то, что вам будет легче запомнить. Может быть достаточно добавить ваше имя и текущий год в файл.

Метод 2 из 3: Создайте свою собственную таблицу

1. 
   

   
   Откройте Excel.

2. 
   

   
   Введите имя листа в ячейку A1. Используйте имя, которое что-то значит для вас, например, «личный бюджет», «отслеживание расходов» или что-то подобное. Не ставьте кавычки при написании имени, они только там, чтобы указать, что они являются примерами.

3. 
   

   
   Введите название столбцов во втором ряду. Вот несколько предложений по названию (по порядку): дата, бенефициар, примечание, расходов, доход и баланс, Введите эти названия в ячейки от А2 до G2. Возможно, вам придется настроить ширину, чтобы разместить более длинные заголовки.
   • После того, как вы реализовали заголовок электронной таблицы и заголовки, используйте функцию Заморозить ряд так что строка с заголовками столбцов будет перемещаться вверх и вниз при прокрутке экрана. Эта опция в меню вид в Excel 2003 и ранее и в опции окно из меню вид в Excel 2007 и 2010.

4. 
   

   
   Введите первые расходы в третьем ряду.

5. 
   

   
   Введите формулу для баланса в G3. Поскольку это первая запись баланса, она будет результатом разницы между расходами и доходами. Способ его установки будет зависеть от того, что вы хотите получить: расходы или деньги, которые вы оставили.
   • Если вы настроите электронную таблицу, чтобы найти в основном ваши расходы, формула для баланса будет "= E3-F3", где E3 - это ячейка, в которой содержатся расходы, а F3 - ячейка, в которой содержится доход. Если вы используете этот тип формулы, общие расходы станут положительным числом, и это будет легче понять.
   • Если вы установите таблицу, чтобы узнать, сколько денег у вас осталось, формула баланса будет "= F3-E3". Если вы последуете этому решению, на листе будет показано положительное число, когда у вас больше наличных, чем обналичивание, но отрицательное, если у вас больше выездов, чем возврата денег.

6. 
   

   
   Введите свой второй счет в четвертом ряду.

7. 
   

   
   Введите формулу баланса в G4. Поскольку вы хотите, чтобы эти новые расходы учитывали предыдущий, вы должны добавить результат разницы между расходами и доходом, полученным в строке выше.
   • Если вы установили электронную таблицу, чтобы узнать, сколько вы тратите, формула баланса будет иметь вид «= G3 + (E4-F4)», где G3 - это ячейка, которая содержит предыдущий баланс, E4 - та, которая содержит расходы, и F4 - та, которая содержит который содержит доход.
   • Если вы настроили электронную таблицу, чтобы узнать, сколько денег у вас осталось, формула баланса должна быть «= G3 + (F4-E4)».
   • Круглые скобки вокруг ячеек, которые представляют разницу между расходами и доходами, не являются обязательными, они только там, чтобы сделать формулу немного легче для понимания.
   • Если вы хотите, чтобы ячейка с балансом оставалась пустой до тех пор, пока не будет вставлена ​​полная запись, вы можете использовать «IF» в формуле, чтобы предотвратить отображение значения, если в ячейке даты нет данных. Вот формула для использования в этом случае = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)), если вы хотите, чтобы лист отслеживал ваши расходы, или = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)) если вы хотите знать, сколько денег у вас осталось. Вы можете пропустить круглые скобки вокруг ячеек, которые представляют расходы и доходы, но не круглые скобки после «IF».

8. 
   

   
   Скопируйте формулу баланса в столбец G. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке G3 и выберите копия в появившемся меню, а затем перетащите ползунок, чтобы выбрать ячейки ниже. Щелкните правой кнопкой мыши в выборе и выберите вставить в появившемся меню, чтобы вставить формулу в выбранные ячейки. В Excel 2010 вы можете выбирать между вставить или Вставить формулу в меню. Формула автоматически адаптируется к ссылкам новых ячеек, чтобы указать расходы, доход и дату (если вы стираете указанное) текущей строки, а остаток - с учетом значения строки сверху.

9. 
   

   
   Сохраните электронную таблицу. Дайте ему имя, которое вы легко запомните, например Отслеживание расходов.xls или Личный бюджет.xls, Как и в случае листа на основе модели, вы можете указать свое имя и текущий год. Не вводите расширение файла, Excel загрузит для вас.
   • Excel 2003 и более поздние версии сохранят файл в старом формате «.xls», а Excel 2007 и 2010 сохранят его в новом формате «.xslx» на основе XML, но при желании вы все равно можете использовать формат «.xls». Если у вас есть несколько компьютеров, и вы хотите сохранить эту электронную таблицу на обоих из них, используйте один и тот же формат, если на любом из них установлен Excel 2003 или более ранней версии, или новый формат, если на всех из них установлен Excel 2007 или более поздней версии.