Как ответить на звонок во время работы

Содержание

• этапы
• Часть 1 Поднимите трубку
• Часть 2 Разговор по телефону

Проецирование профессионального имиджа на работе важно для любого профессионального успеха. Независимо от их должности в компании, ответ на звонок является задачей практически всех сотрудников. Хороший ответ позволит вам поставить положительный тон на телефонный звонок, поможет корреспонденту чувствовать себя комфортно и с легкостью ответить на его различные вопросы.

этапы

Часть 1 Поднимите трубку

1. 
   

   
   Ответь быстро. Нежелательно держать людей занятыми, когда вы находитесь в бизнесе или в профессиональной обстановке. Поднимите трубку и ответьте на вызов до третьего звонка.

2. 
   

   
   Положите трубку на ухо. Важно быстро ответить на звонок, но вы все равно должны набраться терпения, чтобы фактически поднести микрофон ко рту. Не начинайте говорить, пока вы не будете абсолютно уверены, что трубка телефона прилипла к вам и вашему уху, чтобы собеседник не потерял никакой информации.

3. 
   

   
   Дышите глубоко, прежде чем ответить. Начните с глубокого дыхания, прежде чем представиться, когда телефон подойдет ко рту. Это позволит вам сохранять спокойствие и овладеть собой, что позволит вам собраться с мыслями и спокойно говорить.

4. 
   

   
   
   
   Представьте себя и свой бизнес. Вам нужно будет убедиться, что ваш корреспондент позвонил в нужное место и нужного человека, поэтому вам важно сообщить им, кто вы и чем занимаетесь. Обязательно сначала укажите название компании. Вы можете подумать о создании собственного дома, чтобы вам не приходилось думать о том, что сказать, когда звонит телефон, и слегка изменить его в зависимости от обстоятельств.
   • Если вы работаете регистратором или оператором коммутатора, важно, чтобы вы хорошо осваивали управление бизнесом, поскольку именно вы должны помочь звонящему получить всю необходимую ему информацию. Вы можете просто сказать: «Привет, здесь КомпанииИосиф к устройству. Чем я могу вам помочь? Таким образом, корреспондент будет знать, с кем он разговаривает и какова личность вашей компании, что даст ему возможность продолжить разговор. Если вы работаете в качестве личного секретаря, укажите человека, на которого вы работаете (например, «Офис мистера Смита, Джозеф на устройстве»), поскольку вполне возможно, что именно этого действительно ищет ваш корреспондент. присоединиться.
   • Если вы являетесь частью службы, скажите человеку, что вы делаете, чтобы он знал, какие вопросы задавать. Идентифицируйте себя, сказав: «Привет, это учет Джессики». Позвольте заявителю узнать, связался ли он с офисом или с человеком, которого хочет, и должен ли он поговорить с кем-то еще.

5. 
   

   
   
   
   Держите блокнот и ручку рядом с телефоном. Это позволит вам быстро делать заметки на тот случай, если человек захочет оставить вас или предоставить вам другую информацию. Избегайте, чтобы ваш корреспондент ждал времени, чтобы найти что-то, чтобы написать.

Часть 2 Разговор по телефону

1. 
   

   
   Улыбайся во время разговора. Даже если у вас плохое настроение, просто улыбаться и притворяться, что это может заставить вашего корреспондента думать, что вы хороший. Это также может помочь вам улучшить ваше настроение.

2. 
   

   
   Говорите четко и профессионально. Поскольку вы находитесь в профессиональной обстановке, важно, чтобы вы и ваш корреспондент понимали друг друга четко и точно. Говори спокойно и произноси свои слова так, чтобы ты был уверен, что все прошло хорошо и понял это.
   • Избегайте использования знакомых сленговых выражений, таких как «да», «конечно» или «нет». Вместо этого поговорите с ним, используя ясные слова и фразы, такие как «да» и «нет». Какую бы информацию вы ни обменяли со своим корреспондентом во время диалога, избегайте путаницы между вами. Не забудьте произнести обычные вежливые фразы, такие как «спасибо» и «ничего», если таковые имеются.
   • Если вы хотите сообщить человеку конкретную информацию, такую ​​как буквы или номера телефонов (например, имя или номер телефона), может быть полезно иметь хорошее знание фонетического алфавита. Таким образом, вы можете избежать путаницы букв, которые произносятся почти так же, как «М» и «Н», применяя полезные советы, такие как «М как есть».

3. 
   

   
   Поговорите профессионально с корреспондентом. Используйте имя человека («Мистер Смит»), а не его имя, особенно если вы не знаете корреспондента лично. Не забывайте его имя и обращайтесь к нему, используя его во время разговора.
   • Вы можете записать имя человека, как только он скажет вам, чтобы вы могли его запомнить. Это может быть очень полезно.

4. 
   

   
   Переведите звонок при необходимости. Если кто-то зовет вас на работу, вполне возможно, что он пытается решить конкретную проблему или задать вопросы конкретному человеку. Если вы действительно не знаете, как ответить на вопрос или проблему, не пытайтесь на нее ответить. Вместо этого предложите перевести звонок кому-то, кто сможет лучше ответить и помочь вам. Это также покажет ему, что вы заботитесь о его проблеме и готовы помочь ему решить ее.
   • В настоящее время большинство настольных телефонов имеют функцию переадресации. Узнайте, доступна ли эта функция в вашем офисе и как она работает. Если это не так, возьмите номер человека, которому ваш корреспондент позвонит, и передайте ему информацию.
   • Помните, что при этом будьте как можно более вежливы и предлагайте перевести звонок. Например, вы можете сказать: «Боюсь, я не могу ответить на ваш вопрос. Хотите, чтобы я перезвонил Жаку, который может помочь вам лучше? "
   • Если никого нет в наличии, предложите взять его. Не забудьте переслать это позже.

5. 
   

   
   Завершите вызов профессионально. Вы можете четко и вежливо сказать ему, что разговор окончен и что он может повесить трубку, просто сказав «спасибо» или «до свидания». Не должно быть никакого замешательства относительно того, должен ли разговор продолжаться или нет.
   • Пусть ваш корреспондент повесит трубку. У него есть вызов, поэтому вы должны позволить ему получить то, что он хотел, когда он сначала позвонил и закрыл разговор. Если вы вешаете трубку, даже если он не готов закончить разговор, это может показаться грубым или вы можете позволить жизненной информации ускользнуть от вас.