Как ответить на электронное письмо, требующее подтверждения посещаемости

Содержание

• этапы
• Часть 1 Решите, как и когда ответить
• Часть 2 Подготовка ответа
• Часть 3 из 3: Автоматическое управление электронной почтой и решение проблем

С ростом популярности электронной почты в качестве альтернативы традиционным почтовым службам приглашения на социальные мероприятия по электронной почте невероятно популярны для праздничных встреч, дней рождения, свадеб и многого другого. Сегодня организаторы мероприятий гораздо более удовлетворены электронными письмами с просьбой подтвердить участие (иначе называемое RSVP, что означает «пожалуйста, ответьте»), чем раньше. Однако из-за того, что электронные письма с просьбой об ответах так новы, многие люди не знают, как ответить соответствующим образом. Надеюсь, вы могли бы лучше ответить на такое, если вы знаете время и как это сделать, подготовьте свой ответ и проверьте получение приглашения.

этапы

Часть 1 Решите, как и когда ответить

1. 
   
   

   
   Посмотрите, действительно ли вы пойдете на мероприятие. Первым решением или шагом будет определение, действительно ли вы пойдете на мероприятие. Вам следует подумать о возможности посетить мероприятие, как только вы получите приглашение по электронной почте RSVP.
   • Имейте в виду, где будет проходить мероприятие и нужно ли вам путешествовать. Если, например, кто-то приглашает вас на свадьбу за город, вам, возможно, придется купить билет на самолет, чтобы добраться туда, что может быть дорого.
   • Сделайте вашу программу, чтобы убедиться, что у вас нет других событий в тот же день и в то же время.
   • Поговорите со своим супругом и другими членами семьи, чтобы убедиться, что они будут доступны. Некоторые могут отказаться, а другие могут принять.

2. 
   
   

   
   Определите тип приглашения. Различные обстоятельства требуют разных нюансов и уровней формальности.Поэтому вам следует подумать о типе события, прежде чем отвечать на приглашение. Это позволит вам быть уверенным, что вы не совершаете социальную ошибку.
   • Посмотрите, не является ли это неформальным общественным мероприятием, например приглашением на барбекю, которое сосед делает без причины и отправляет вам неофициальное приглашение по электронной почте. У вас есть возможность неформально отвечать на приглашения такого типа, и у вас может быть меньше времени для отправки ответа.
   • Если это официальное социальное мероприятие, такое как приглашения на свадьбы, дни рождения, причастия или подтверждения, они требуют ответа формальным тоном, так же как приглашение было получено.

3. 
   
   

   
   
   
   Ответьте в нужный момент. После принятия решения и обдумывания приглашения вы должны своевременно ответить. Наконец, это один из самых важных аспектов при ответе на электронную почту RSVP, потому что вы должны предоставить человеку необходимое подтверждение вашего участия или нет в этом мероприятии.
   • Прочитайте приглашение, чтобы увидеть, если дата необходима для ответа на электронную почту RSVP, Эта дата не является предложением. Убедитесь, что вы ответите в указанное время.
   • Ответить как можно скорее. Хотя человек, который пригласил вас, мог дать один или два месяца, чтобы ответить, это не значит, что вы должны взять весь этот период. Напротив, вы должны ответить, как только вы примете конкретное решение о том, собираетесь ли вы туда или нет.

Часть 2 Подготовка ответа

1. 
   
   

   
   Заполните поле темы. Решив, когда и как вы будете отвечать, вам следует подготовить черновой вариант ответа, который вы дадите. Для этого начните писать в поле объекта. Это должно включать принятие или отклонение приглашения и отражать тон мероприятия.
   • Для официальных мероприятий вы должны использовать формальный тон. Например, напишите Энн и Роджер не смогут присутствовать на банкете 11 мая.
   • Для неформальных обстоятельств, таких как барбекю у соседа, вы можете написать Невозможно посетить барбекю на 11-м.

2. 
   
   

   
   
   
   Напиши письмо. Важно правильно реагировать, так как это отражает тон вашего ответа. Кроме того, если вы используете соответствующее приветствие, вы дадите человеку, который пригласил вас, представление о том, как вы его видите.
   • Выберите приветствие, которое может включать Мой хороший друг, À или дорогой.
   • Неформальное мероприятие требует простого ответа человеку, который отправил вам электронное письмо. Например, вы можете написать Дорогой Мартин и Жан.

3. 
   
   

   
   Напишите содержание. Тело вашей электронной почты, пожалуй, самая важная часть электронной почты RSVP. Это отражает тон приглашения и отвечает непосредственно на него. Вот некоторые примеры принятия или отклонения приглашения.
   • Неформальное мероприятие гарантирует неформальный ответ такого рода Томас, мы действительно ценим приглашение на барбекю, но в тот день мы будем за городом.
   • Формальное событие заслуживает аналогичного тона. Например, вы можете написать Семья Дюпон принимает ваше приглашение на свадьбу Хосе и Белинды 5 ноября 2019 года., Другим примером является следующий Джин и Сара Эпплби с радостью примут ваше приглашение на празднование 15-летия Марты Родригес.
   • Официальный отказ от приглашения может быть следующим Семья Паркер не сможет присутствовать на свадьбе Хосе и Белинды 5 ноября 2019 года.

4. 
   
   

   
   Подпишите и напишите свое имя. После написания вы должны подписать электронную почту RSVP. Это больше, чем просто формальность, потому что подпись показывает тип ваших отношений с человеком, который вас пригласил. Это также знак того, как вы относитесь к этому человеку.
   • Выберите официальное приветствие. Например, вы можете написать сердечно, Мои наилучшие пожелания, Пожалуйста, примите, сэр или мадам, мои наилучшие пожеланияили Пожалуйста, примите, сэр или мадам, выражение моих выдающихся чувств.
   • Выберите неформальную формулу, как Очень искренне, Мои поздравления, Хорошо носить или искренне.
   • Выберите подходящий конец, если вы принимаете или отклоняете приглашение. Например, напишите С большим сожалением или спасибо.
   • Подпишите свое имя после окончательной формулы. Для более неформальных мероприятий, не стесняйтесь подписать свое имя и имена других людей, которые также были приглашены. Для более официальных случаев, подпишите с именем всех гостей и фамилией после последнего человека. В некоторых случаях, например, в тех, в которых у вас есть близкие отношения с человеком, который вас пригласил, у вас есть возможность написать Семья Санчес.

Часть 3 из 3: Автоматическое управление электронной почтой и решение проблем

1. 
   
   

   
   Нажмите на отклонять или принимать. Сделайте это, если в письме есть автоматическая кнопка. Большинство официальных организаторов мероприятий все больше полагаются на автоматические службы RSVP для отправки электронной почты. Если кто-то использует аналогичную службу для отправки вам электронных писем по протоколу RSVP, они могут быть созданы третьей стороной. Кроме того, электронная почта, скорее всего, будет включать в себя параметры с кнопками, которые позволяют вам нажать для принимать или отбросы приглашение.
   • Вы не обязаны отвечать человеку по электронной почте, если вы получаете один из них.
   • После того, как вы приняли или отклонили приглашение, ответ будет отправлен третьей стороне, которая управляет почтой, и направит ее лицу, организующему мероприятие.
   • Автоматизированные службы электронной почты RSVP часто используются для полуформальных обстоятельств, таких как дни рождения, национальные собрания и другие подобные мероприятия.

2. 
   
   

   
   Нажмите опцию подтверждения. Если вы обеспокоены получением ответа, вы можете нажать на кнопку Подтверждение получения на странице электронной почты. Нажав на нее, ваша служба электронной почты сгенерирует подтверждение отправки, когда человек, которому вы отвечаете, получит или откроет вашу электронную почту. Таким образом, вы будете знать, что она получила вашу.
   • Подтверждение отправки можно найти в разных местах, в зависимости от используемой вами услуги.
   • Эта опция может быть недоступна на некоторых сервисах.

3. 
   
   

   
   Отправьте последующее электронное письмо, если вы поменяете программу. В редких случаях вам может понадобиться изменить свой ответ. Если вы приняли приглашение и поняли, что не сможете присутствовать, или если вы отказались и вдруг у вас есть возможность поехать, вам следует связаться с человеком, который пригласил вас на сообщите об этом.
   • Если вы случайно нажали кнопку «Автопринятие» в электронном письме RSVP, вы должны отправить его непосредственно человеку, чтобы исправить вашу ошибку.
   • Если вам нужно отклонить приглашение, которое вы изначально приняли, сообщите об этом получателю. Например, вы можете отправить ему письмо, указав в качестве объекта Смена ответа и написав что-то вроде Из-за непредвиденных событий Сара и я больше не сможем присутствовать на праздновании вашей 20-й годовщины 14-го числа. Мы приносим извинения за изменение и с нетерпением ждем встречи с вами в ближайшее время.
   • Если вам нужно принять приглашение, которое вы уже отклонили, сообщите об этом этому человеку. Например, отправьте электронное письмо и укажите как объект Изменение моего ответа и написать Я хотел бы посетить мероприятие, если у вас еще есть возможность принять больше гостей.
   • Изменения в приглашениях RSVP должны быть сделаны как можно скорее. Приглашения на неформальные мероприятия могут быть изменены через несколько дней. Тем не менее, для официальных мероприятий (таких как свадьбы), они должны быть сделаны по крайней мере за один месяц.