Как написать сопроводительное письмо для университетского образования

Содержание

• этапы
• Часть 1 Мозговой штурм
• Часть 2 Начните процесс написания
• Часть 3 Структурирование письма
• Часть 4 Напишите трудное письмо

Мотивационное письмо (или письмо поддержки) - это, прежде всего, тип документа, дополняющего биографические данные, который направляется рекрутеру для информирования его о готовности кандидата работать с ним. Тем не менее, он также может сопровождать файл заявления, когда вы хотите быть допущенным к программе магистратуры или стипендии. Когда он хорошо написан, этот документ содержит важную информацию о кандидате, он должен быть написан творчески и вдумчиво. Поскольку эта часть процесса подачи заявки может быть очень важной, вам следует тщательно написать и усовершенствовать письмо перед его отправкой.

этапы

Часть 1 Мозговой штурм

1. 
   

   
   Делайте заметки. На протяжении всего процесса мозгового штурма запишите некоторые важные заметки, с которыми следует ознакомиться при написании письма. Обратите внимание как на первичные, так и на второстепенные детали, используете ли вы их в сопроводительном письме или нет.

2. 
   

   
   Проведите исследование университета и его учебной программы. Прочитайте всю печатную или цифровую документацию, предоставленную университетом, и обязательно посетите его веб-сайт. Обратите особое внимание на критерии приема программы, которой вы хотите следовать.
   • Как правило, университеты описывают квалификации, которые они ожидают от разных кандидатов. Вы можете использовать эту информацию, чтобы адаптировать сопроводительное письмо к учреждению, в котором вы хотите зарегистрироваться.
   • Например, если университет участвует во многих гуманитарных делах, связанных с темой программы, вы могли бы уделить больше внимания своим собственным гуманитарным интересам. С другой стороны, если критерии приема строго ограничены академиками, вам нужно будет сосредоточиться на своих устремлениях и своем академическом опыте.

3. 
   

   
   
   
   Спросите себя, почему вы идеальный кандидат. Приемная комиссия программы захочет узнать, почему она должна выбирать вас, а не кого-то еще. Однако, прежде чем дать ответ, вам нужно задать себе этот вопрос.
   • Подумайте о своей университетской карьере. Подумайте о курсах, учителях и влияниях, которые заставили вас выбрать свой текущий академический путь и определили курс вашей карьеры.
   • Подумайте, почему вы выбрали эту школу и эту программу. Учитывайте все ваши мотивы, будь то личные или профессиональные.

Часть 2 Начните процесс написания

1. 
   

   
   Разработайте план письма. Соберите все свои заметки и постарайтесь организовать их в общих чертах.Ваш план должен включать отдельные разделы для введения, разработки и ваших заключительных замечаний.
   • Если вы не знаете, как структурировать письмо, рассмотрите возможность классификации ваших заметок в похожую блок-схему или структуру. Цель этого шага - организовать ваши неструктурированные идеи.

2. 
   

   
   
   
   Напиши письмо. После организации ваших идей, вы должны начать писать первый черновик вашего письма. Имейте в виду, что это всего лишь черновик: вам нужно будет внести изменения, чтобы улучшить его перед отправкой.
   • Включите любые идеи, которые вы считаете актуальными, и опишите их с максимально возможной сенсорной детализацией. Хотя вы можете получить слишком много информации, у вас будет возможность удалить ненужные идеи на этапе воспроизведения.
   • Просмотрите ваши неофициальные заметки и ваш официальный план для этой части процесса. Также обратите внимание, что вы должны следовать рекомендациям в третьем разделе этой статьи.

3. 
   

   
   Прочитайте письмо снова несколько дней спустя. После завершения первого черновика возьмите хотя бы день или два отдыха, прежде чем подумать об изменении письма.
   • По крайней мере, вы должны обратить пристальное внимание на грамматику и структуру вашего письма.
   • И что более важно, вы также должны вычитать свое письмо, чтобы обеспечить его точность и последовательность. Факты должны быть правильными, идеи должны быть оригинальными, а тон должен быть профессиональным.

4. 
   

   
   Ищите конструктивную критику. Этот шаг не является необходимым, но он может быть полезен для получения внешних мнений от квалифицированных людей, включая учителей и коллег, которые проходят тот же курс, что и вы.
   • В идеале вы должны попытаться связаться с кем-то, кто уже зарегистрирован в программе, на которую вы подаете заявку. У этого человека будет лучшее представление об ожиданиях университета.

5. 
   

   
   Пересмотрите письмо по мере необходимости. Изучите мотивационное письмо с критической точки зрения (вашей и других). Не бойтесь переписать его несколько раз, пока оно не будет хорошо написано.
   • Удалите лишние идеи или слова, а также информацию, которая не имеет прямого отношения к основной идее письма. В среднем, сопроводительное письмо должно иметь только одну полную страницу, все дополнительные страницы обычно считаются ненужными и не рекомендуется.
   • Тем не менее, некоторые университеты могут требовать от заявителей представлять более длинные письма с двумя или тремя страницами. Лучше всего прочитать бланк заявления или руководящие принципы программы, чтобы найти эти детали. Если вы не можете ничего найти, лучше придерживаться одной страницы.
   • Убедитесь, что вы поместили наиболее важные идеи в начале вашего письма и измените порядок содержания настолько, насколько это необходимо, чтобы придать ему некоторую плавность.

Часть 3 Структурирование письма

1. 
   

   
   Адресуйте письмо как можно точнее. Если вы знаете имя человека, который изучает формы приема в университете, лучше отправить ему письмо по имени.
   • Если вы не можете найти имя этого человека, вы должны хотя бы попытаться обратиться к читателю в соответствии с его положением. Вот несколько примеров:
     • Уважаемый приемный консультант;
     • Уважаемая приемная комиссия;
     • Уважаемый директор приемной комиссии.
   • Используйте только общие поздравительные формы (Кому, Уважаемые сэр и мадам) если у вас нет другого выбора.

2. 
   

   
   Поставьте четкую цель. Первый абзац сопроводительного письма должен обобщить все его содержание и дать читателю четкое представление о том, чего ожидать.
   • Этот первый абзац должен содержать только одно-три предложения, в которых вы должны косвенно указать, что вы отправляете сопроводительное письмо для выбранной вами программы.
   • Ваше вступительное предложение может выглядеть следующим образом: «Я пишу это письмо, чтобы выразить свою заинтересованность в программе ABC Университета XYZ. "

3. 
   

   
   Обобщите ваши причины. В тексте письма вы должны указать приемному совету, почему вы считаете, что этот университет и его программа - ваши лучшие активы. Вы также должны объяснить, почему совет директоров должен принимать вас, а не других потенциальных кандидатов.
   • Смотрите заметки, которые вы сделали на ваши мотивы и квалификации.
   • Объясните, почему вы идеальный кандидат. Попробуйте описать свой прошлый академический и профессиональный опыт в интересующей вас программе. Предоставьте фактическую информацию, но покажите, как эти факты повлияли на вашу жизнь.
     • Например, вы можете упомянуть, как вы реагировали на тематические курсы на предыдущем уровне университета, например, на первом курсе. Вместо того, чтобы говорить, что вы прошли курсы по данному предмету, объясните, каким образом содержание этих курсов вас очаровало, усилило вашу решимость или ваше любопытство.
   • Объясните, почему вы выбрали этот университет, эту программу и это место. Многие университетские школы более склонны принимать кандидатов, которые являются страстными или мотивированными.
     • Опишите свои профессиональные цели и объясните, почему, по вашему мнению, данная программа предлагает вам наилучшую возможность для их достижения. Вы можете ссылаться на основные активы, описанные в форме программы, не ссылаясь на них напрямую.
     • Укажите, что вызывает ваш интерес в университете. Если вы иностранный студент, вы также должны объяснить, почему вы хотите учиться в выбранной вами стране. Например, если это английский университет, объясните, почему вы хотите получить высшее образование в Англии.

4. 
   

   
   Опишите ваши основные квалификации. Продемонстрировав, почему вы идеальный кандидат на участие в программе, вам нужно будет перечислить свой академический опыт, личные качества и другие связанные с этим события. Сосредоточьтесь на пунктах, которые имеют самое непосредственное отношение к самой программе.
   • Проверьте свое резюме, но не копируйте его. Часто заявители должны приложить копию своего резюме к форме заявки, которая прилагается к сопроводительному письму. Вы можете использовать информацию своего резюме для запоминания важных деталей, но письмо не должно быть точной копией самого резюме. При необходимости направьте читателей вашего сопроводительного письма в резюме, чтобы предоставить им любую дополнительную информацию, которая не может быть кратко указана в сопроводительном письме.
   • Поддержите ваши труды Всякий раз, когда вы упоминаете одно из ваших качеств, вы должны квалифицировать его, используя соответствующие термины. Очень легко сказать, что вы трудолюбивый: вы должны доказать это на примерах опыта.
   • Не хвастайся. Вы не должны стараться выглядеть скромно, но также избегать описания чего-либо, что заставляет вас чувствовать себя высокомерным или самоуверенным. Для этого сосредоточьтесь в первую очередь на фактах, не делая субъективного анализа.

5. 
   

   
   Подтвердите свою точку зрения. Чтобы завершить письмо, кратко повторяйте свою готовность следовать программе перед тем, как прекратить письмо, и подписать свою подпись, вежливо выразить свою благодарность членам приемной комиссии за то время и внимание, которые они уделили вам.
   • Последний абзац должен иметь около трех предложений. Переформулируйте вводную строку и суммируйте основные моменты, описанные в каждом параграфе, в одном предложении.
   • Завершите письмо, поблагодарив читателей за время и внимание и поставив свою подпись с профессиональной вежливой фразой (например, «С уважением»), за которой следует ваше полное имя.

Часть 4 Напишите трудное письмо

1. 
   

   
   Используйте понятный и лаконичный язык. Придерживайтесь темы письма, используя грамматически правильный язык, который описывает ваши навыки и намерения с помощью прямых терминов. Избегайте цветущих или грязных описаний и используйте активный голос.
   • Не используйте фразы или термины, которые считаются клише. Общие фразы дают очень плохое представление о вас, потому что они создают впечатление, что вы не очень креативны. Когда вы хотите использовать конкретное клише, спросите себя, почему вы должны его использовать и как это сделать, демонстрируя при этом правдивость этой идеи на красноречивых примерах, а не используя неоригинальные фразы.
     • Вот несколько примеров обычных снимков:
     • «Я очень мотивирован для ...»;
     • «Я всегда любил ...»;
     • «Мои главные цели ...»
   • Избегайте плагиата. Даже если вы используете информацию из документации, предоставленной приемной комиссией, для формулирования своих идей, вам не следует повторять эту информацию слово в слово. Если программа ориентирована на «самое современное оборудование», избегайте фразы «самое современное оборудование».
   • Не копируйте стандартные буквы. Возможно, вам будет полезно поискать копии сопроводительных писем, чтобы получить представление о структуре и тоне для принятия, но вам следует избегать чрезмерного копирования содержимого этих копий. В конце концов, каждый может скопировать стандартное письмо и завершить предложения. Вы должны показать, что вы не все. Для этого используйте оригинальный тон.

2. 
   

   
   Используйте положительный тон. Ваше письмо должно быть сосредоточено на положительных, а не отрицательных аспектах. Если вы решите описать трудности или проблемы, с которыми сталкивались в прошлом, сосредоточьтесь на том, как вы их преодолеваете, а не на том, насколько они серьезны.
   • Не описывайте свои слабые места. Вы, вероятно, расскажете об этом на этапе собеседования, но ваше сопроводительное письмо должно подчеркнуть ваши сильные стороны.
   • Сконцентрируйся на будущем. Хотя вы должны описать свои предыдущие квалификации, также важно продемонстрировать, что у вас есть видение будущего.Например, вместо того, чтобы описывать отсутствие у вас опыта в конкретной области, охватываемой более крупной программой, просто укажите, что вы хотите узнать больше об этой области.

3. 
   

   
   Согласуйте профессиональный тон и личную информацию. Хотя вам необходимо настроить сопроводительное письмо, чтобы описать ваши интересы и опыт, вы должны написать профессиональное письмо и принять соответствующий формат.
   • Сконцентрируйтесь на своей интеллектуальной мотивации. Даже если у вас есть религиозные, альтруистические или личные мотивы, исходящие из сердца, члены совета более заинтересованы в ваших интеллектуальных мотивах. Сосредоточьтесь на своих академических и профессиональных целях.
   • В то же время постарайтесь выделиться среди остальных кандидатов. Не обобщайте слишком много о своих профессиональных целях: будьте конкретны, не выражая эмоциональных или личных мотивов.

4. 
   

   
   Будь честным Неважно, что ты пишешь, не ври. Избегайте преувеличивать прошлый опыт или другие квалификации за пределами их реальной досягаемости.
   • С этической точки зрения должность, к которой вы стремитесь, должна быть заполнена наиболее квалифицированными кандидатами. Вы должны верить в свою способность преодолевать что-то настолько конкурентное, а ложь о своих навыках может означать, что вы не доверяете себе.