Как написать отчет о проделанной работе

Содержание

• этапы
• Часть 1 Начните процесс
• Часть 2 Написание отчета
• Часть 3 Как избежать распространенных ошибок

Отчеты о прогрессе очень важны для управления профессиональным или академическим проектом. Кроме того, они помогут вам лучше информировать ваших руководителей, ваших коллег или ваших клиентов о ходе реализации проекта, который вы реализуете. В вашем отчете должны быть указаны проделанная работа и шаги, которые необходимо предпринять для завершения проекта.

этапы

Часть 1 Начните процесс

1. 
   

   
   Определите цель вашего отчета. Кто-то может попросить вас описать отчет о проделанной работе по нескольким причинам. Очевидно, и в большинстве случаев, это показать прогресс, достигнутый вами в завершении конкретного проекта. Однако вам нужно будет рассмотреть свою цель чуть ближе.
   • Отчет о ходе выполнения программы или исследовательского проекта будет немного отличаться от отчета о профессиональном проекте. В этом случае вам будет предложено предоставить информацию, не обязательно принимая во внимание другие элементы, такие как расходы, но это не всегда так.
   • Отчет для клиента будет отличаться от отчета, написанного для начальника. В любом случае вам нужно будет рассмотреть причины написания вашего отчета.

2. 
   

   
   
   
   Определите вашу аудиторию. Когда вы определили цель своего отчета, вам нужно будет выбрать ту информацию, которая нужна вашим читателям, чтобы включить ее в свою электронную книгу. План отчета о проделанной работе будет практически одинаковым, независимо от представленной темы. Однако вам нужно будет рассмотреть особенности вашего проекта.
   • Каковы отношения ваших читателей с проектом? Какое влияние на них оказывает проект? Например, это влияние будет отличаться, если это ваш начальник или клиент.
   • Представьте себе решение, которое читатели примут после прочтения вашего отчета. Например, может быть логистика, финансирование или сроки.
   • Определите, какая информация понадобится вашим читателям, чтобы принять участие в проекте, и эффективно им следовать. Какие технические аспекты должны знать ваши читатели? Они привыкли к жаргону, используемому в рассматриваемой деятельности?

3. 
   

   
   
   
   Найдите лучший способ общения со своей аудиторией. Отчет о проделанной работе - это не просто письменный документ, который вы передаете своему руководителю или учителю. Это может принимать различные формы, в зависимости от обстоятельств.
   • Отчет о ходе работы может представлять собой устную презентацию, сделанную во время еженедельной или ежемесячной рабочей встречи.
   • Он также может принимать форму письма, которое регулярно отправляется коллегам.
   • Вы также можете написать мемуары и обратиться к своему руководителю.
   • Как правило, вы пишете официальный отчет для клиента или государственного учреждения.

4. 
   

   
   Посоветуйтесь со своим шеф-поваром. Если вы уже не написали такой отчет, и в этом случае вы знаете все о проблеме, постарайтесь получить максимум информации от начальства. Ваша компания может потребовать конкретную презентацию, и в этом случае вы должны соблюдать.

5. 
   

   
   Выберите тон отчета. Все отчеты о ходе работы не обязательно являются официальными. На самом деле внутренние отчеты коллегам или непосредственным руководителям часто пишутся в спокойной манере. Вот почему вам нужно будет проконсультироваться с вашим лидером о том, что он ожидает от вашего доклада.
   • Если это отчет клиенту или комитету по рассмотрению тезисов, рекомендуется принять официальный тон.
   • Однако формальный или неформальный тон не имеет значения, потому что главное - быть ясным, точным и честным.

Часть 2 Написание отчета

1. 
   

   
   Выберите презентацию вашего документа. Прежде чем начать писать, вам нужно будет выбрать подходящую презентацию и задать содержание и тон вашего отчета.
   • Вы можете использовать маркированный список. Этот метод позволяет вам представить вашу информацию в понятном виде. Читатель сможет легко просмотреть вашу электронную почту и получить необходимую информацию. Однако такой список может не иметь формализма в случае промежуточного отчета. Поэтому, если отчет предназначен для ваших линейных руководителей, лучше всего использовать краткое изложение. Но, если вы общаетесь с коллегами, выберите электронную почту.
   • Также не забудьте включить диаграммы или таблицы. Это особенно актуально, если вы пишете отчет о ходе работ по проекту, для которого вы пытаетесь получить финансирование, или если вы пытаетесь оправдать читателя полученным вами финансированием.

2. 
   

   
   Организуйте свой е в пунктах. Хороший отчет о проделанной работе должен быть максимально четким. Лучше всего разделить вашу е по параграфам, чтобы сгруппировать информацию по одному и тому же вопросу.
   • Чтобы было понятнее, подумайте о добавлении субтитров, чтобы у ваших читателей было представление о содержании каждого раздела. Если точка представляет особый интерес для них, они смогут получить к ней доступ напрямую.

3. 
   

   
   Напишите название. Как правило, заголовок помещается в верхней части первой страницы, если вы представляете документ на следующих страницах. Опять же, это будет зависеть от правил презентации вашей компании или университета. Поэтому сделайте необходимые проверки в установленном порядке.
   • Заголовок должен включать дату, то есть дату представления отчета, имя и функцию получателя, имя автора, его функцию и цель отчета.

4. 
   

   
   Введите введение. Этот раздел идет после заголовка. Часто его можно выделить курсивом, чтобы отличить его от остальных e. Он служит для обзора проекта и его прогресса. Вы представите успехи и достигнутые цели.
   • Обязательно укажите тему доклада. Также представьте проект, напомнив, что это обновление его прогресса.

5. 
   

   
   Напишите тело своего e. Эта часть может быть разделена на разделы и подразделы. По сути, это всего лишь более подробное введение. Изучите его содержимое и уточните его.
   • Укажите задачи, выполненные с момента последнего отчета, а также те, которые выполняются.
   • Проанализируйте возникшие проблемы, вопросы, на которые нужно ответить, и решения, которые можно сохранить.
   • Вызвать и обосновать изменения, произошедшие в ходе проекта.
   • Вы также можете включить другие элементы, такие как текучесть кадров, перерасход средств, задержки, трудности с получением документов или проблемы с компьютером и безопасностью.

6. 
   

   
   Сделайте следующие шаги проекта. Этот раздел является частью основной части отчета. Он послужит информированию читателя об оставшихся фазах проекта. Не забудьте упомянуть о проблемах, которые могут повлиять на бюджет, управление или сроки завершения проекта.
   • Прежде всего, не игнорируйте изменения сроков проекта.
   • Избегайте проблем с поливом. Однако не стоит беспокоиться о читателе без необходимости и не давать обещаний, которые вы не сможете сдержать.

7. 
   

   
   Введите общее количество отработанных часов. Вам нужно будет показать, сколько времени вы и ваша команда потратили на проект, если он у вас есть. Ваши читатели будут знать, что вы много работали, будь то ваш линейный менеджер, ваши клиенты или государственное учреждение, которое могло дать вам деньги.

Часть 3 Как избежать распространенных ошибок

1. 
   

   
   Будьте осторожны, чтобы не отклоняться от вашего предмета. Ваше письмо будет правильным, если вы уважаете пункты, описанные выше. Старайтесь не уходить от темы, занимаясь второстепенными вопросами, даже если они интересны.
   • Например, если ваш проект предназначен для добровольной организации художественного мероприятия, у вас может возникнуть соблазн провести анализ плачевного состояния искусства, но на самом деле это не поможет вам точно определить прогресс вашего проекта.

2. 
   

   
   Будь простым Промежуточный отчет призван представить прогресс, которого вы достигли, не утопая читателя в потоке слов и лишних идей. Все, что вам нужно сделать, это сосредоточиться на прогрессе проекта, шагах, которые необходимо предпринять, и изменениях, которые необходимо внести.
   • В зависимости от получателя отчета может потребоваться не превышать определенное количество слов. Хорошее правило - представлять необходимую информацию максимально кратко.

3. 
   

   
   Избегайте слишком расплывчатых. Обязательно уточните текущий статус проекта. Например, не говорите что-то вроде «мы прогрессируем в финансировании нашего художественного мероприятия». Вместо этого представьте свою информацию более четко: «Благодаря двум грантам в размере 5000 евро, предоставленным этими различными учреждениями, нам нужно всего лишь 2000 евро для достижения нашей цели в 12 000 евро».

4. 
   

   
   Удалить экспансивные выражения. Помните, что вы хотите написать четкий и краткий отчет. Очевидно, постарайтесь не загромождать свою е выражениями, которые ничего не добавляют к отчету. Например, такие термины, как «полная катастрофа» или «потрясающий успех», слишком эмоциональны или слишком расплывчаты, чтобы их можно было включить в отчет клиенту или директору.

5. 
   

   
   Цитируйте свои источники. Точно определите внешние источники информации, данных и графики, встроенные в ваш отчет. Вы можете добавить страницу, где вы будете указывать эти источники.