Как организовать демонстрацию

Содержание

• этапы
• Часть 1 Подготовьтесь за несколько месяцев
• Часть 2 Организовать за две недели до
• Часть 3 24 часа до мероприятия
• Часть 4 Управление проведением мероприятия

Вы, наверное, думаете, что организация мероприятия - непосильная задача. Это может быть в том случае, если у вас нет чувства организации или планирования. Но будьте уверены, потому что мы вместе увидим, как это сделать, от подготовки, которая может длиться месяцами, до дня мероприятия.

этапы

Часть 1 Подготовьтесь за несколько месяцев

1. 
   

   
   Определите объект события. Ключевая фраза или две могут помочь вам четко определить цель вашего мероприятия и сохранить его в контексте. Вы намерены обучать членов своего сообщества? Вы пытаетесь убедить доноров финансировать некоторые из ваших проектов? Вы хотите почтить некоторых людей или группу людей? Стремитесь свести к минимуму объем ваших действий. Независимо от того, что вы собираетесь делать, обучать, убеждать или чтить и т. Д., Ответьте на вопрос: почему вы собираетесь организовать это мероприятие?
   • Примите это как миссию. Ваша основа для успеха Когда вы четко знаете, что хотите сделать, вам будет легче действовать!

2. 
   

   
   Ставьте цели. Чего ты хочешь достичь точно ? Не то, сколько участников будет, или даже если мероприятие состоится, что вы хотите, чтобы оно вышло из этого события? 5 человек, которые отворачиваются от нового компонента вашей организации? Коллекция в 1000 евро? Изменение менталитета? Восторженная аудитория?
   • Определите первые три вещи, которые вы хотите выполнить посредством организации вашего мероприятия, и сфокусируйтесь на том, чтобы они произошли. Вы можете иметь финансовую цель, социальную цель и личную цель. Это зависит только от вас!

3. 
   

   
   
   
   Соберите добровольцев. Вам понадобится хорошая команда с разными навыками. Ваши волонтеры могут помочь вам различными способами, такими как подготовка программ, приглашений и плакатов, или размещение участников и организация после мероприятия. Другими словами, они могут помочь вам выполнить работу. И если вы можете, есть волонтеры, на которых вы можете рассчитывать!
   • Убедитесь, что руководители и члены вашей команды уважают ваш график работы. Сотрудничество может сделать многое проще. Когда вы попросите их протянуть руку помощи, с самого начала проясните их ожидания и степень их участия.
   • Если вы не можете нанять добровольцев, наберите команду! Все зависит от характера мероприятия, которое вы организуете. Менеджеры принимающей стороны вашего мероприятия могут предоставить в ваше распоряжение команду, в противном случае вы можете пройти через временное агентство по трудоустройству.

4. 
   

   
   
   
   Подготовьте бюджет. Вы должны включить в свой бюджет все возможные расходы, доходы, пожертвования и непредвиденные расходы. Если у вас нет бюджета, у вас будет куча счетов в руках, пустой кошелек и отсутствие представления о последней проблеме. Будьте реалистичны с самого начала, чтобы избежать неожиданностей в день мероприятия.
   • Ищите способы снизить ваши расходы. Можете ли вы набирать добровольцев, которые будут работать бесплатно? Можете ли вы выбрать более дешевый домашний сайт, например дом одного из ваших друзей? Помните, что простое, но успешное состязание более впечатляюще, чем предстоящее событие, но оно превращается в фиаско.

5. 
   

   
   Решите, где и когда. Вот и все самый важный делать, когда дело доходит до вашего мероприятия.Какое место и на какую дату кто-то скажет: «Да, я посмотрю! Выберите время, когда все свободны, легкодоступное место и что-то в пределах вашей досягаемости!
   • Проверьте календарь событий в вашем районе и определите свою аудиторию. Если вы ориентируетесь на людей, которые проводят время дома, ваш лучший вариант - организовать встречу по соседству в течение дня, возможно, предлагая уход за ребенком. Но если вы ориентируетесь на студентов, лучше всего проводить собрание ночью в центре города. Если вы можете, иди туда, где ваша аудитория уже найден.
   • Конечно, в некоторых случаях вы будете вынуждены забронировать свой сайт. Свяжитесь с лицом, ответственным за место, которое вы будете использовать, как можно скорее. Не забывайте, что он, вероятно, так же занят, как и вы!

6. 
   

   
   Подумайте о логистике. Вам нужна логистика для всего. Какие будут возможности парковки? Каковы средства доступа для людей с ограниченными возможностями? Что вы можете сделать в зависимости от размера вашего места встречи? Какое оборудование вам понадобится? Какие дополнительные предметы, такие как напитки, значки, брошюры, вам понадобятся и потребуют дополнительных расходов? Сколько человек вам нужно, чтобы мероприятие прошло гладко?
   • Подумайте обо всех этих проблемах с вашей командой и обсудите все аспекты проблемы. Можете ли вы предвидеть некоторые непредвиденные события и избегать их? Есть ли специальные гости для посещения? Вы должны делать исключения?

7. 
   

   
   Подумайте о маркетинге и рекламе. Пока вы на нем, сделайте плакат. Он должен содержать дату, место, время, имя гостя, заголовок и тему или слоган мероприятия. Поскольку вы все еще находитесь на начальной стадии, вы можете потратить время на то, чтобы уточнить эти детали. Тем не менее, интересно быстро сделать временную запись, чтобы иметь полное представление о вашей организации!
   • Также подумайте о других способах распространения информации. Инг? Рассылка? Facebook или полдюжины других веб-сайтов о мероприятиях (подробнее чуть дальше)? Что вам нужно перед тем мероприятие по привлечению участников и ваши потребности для событие, чтобы поддержать их интерес?

8. 
   

   
   Соберитесь. Вполне вероятно, что на данный момент в вашей голове все запутано, и вы не знаете, с чего начать. Сделайте глубокий вдох и откройте Excel. Подготовьте предварительный календарь вашего мероприятия. Создайте несколько таблиц, чтобы организовать ваши идеи. Это может показаться ненужным, но через два месяца вы будете поздравлять себя с выполнением этой работы.
   • Для каждого занятия составьте график с указанием сроков. Напишите имена ваших соавторов и укажите их задачи и сроки выполнения. Таким образом, вы можете организовать и ответить на любые вопросы, которые они могут иметь.

Часть 2 Организовать за две недели до

1. 
   

   
   Убедитесь, что все в порядке. Установите дату и место вашего мероприятия, выберите почетного гостя, персонал, тему и слоган вашего мероприятия. Какие проблемы могут вызвать проблемы? Какие вопросы могут возникнуть в последнюю минуту? На данный момент, вы должны завершить все ваши данные.

2. 
   

   
   Соберитесь со своей командой. Получите ваш бюджет, расписание и т. Д., Утвержденные членами вашей команды и менеджерами. Пришло время изучить и решить все вопросы. Ваши сотрудники поняли, что им нужно делать? Чувствуют ли они себя комфортно во всей процедуре?
   • Еще раз соберитесь со своими сотрудниками и волонтерами, чтобы обсудить любые возможные проблемы. Это также идеальное время для разработки плана действий.
   • Убедитесь, что у вашей команды нет внутренних проблем. Оставайтесь на связи с лидерами и членами каждой группы, а также с вашими добровольцами.

3. 
   

   
   Передайте обязанности некоторым вашим сотрудникам и поручите более опытным из них координировать все действия. Если это гигантское событие, поручите нескольким людям координировать несколько действий под наблюдением одного ответственного лица. Помните, что члены группы должны доверять руководителю группы.
   • В день мероприятия рассмотрите возможность назначить одного или двух человек для встречи и приветствия участников по прибытии на место. В принципе, приемная комиссия отвечает за то, чтобы подбодрить всех и дать участникам ощущение, что они находятся в хороших руках.

4. 
   

   
   Следите за тем, чтобы веб-сайты, связанные с событием, были обновлены. Вы, вероятно, находитесь на Facebook и, но есть несколько других сайтов, которые вы можете использовать для лучшего продвижения вашего мероприятия. Eventbrite, Evite и Meetup - 3 самых важных сайта, о которых вам нужно подумать. Если вы еще их не знаете, зайдите в интернет прямо сейчас!
   • И, конечно же, не забывайте свой собственный веб-сайт, блог или страницу в Facebook, если они у вас есть. Вы можете отправлять напоминания, публиковать фотографии и управлять своими ответами на запросы (RSVP). Чем активнее вы, тем лучше вас заметят все.

5. 
   

   
   Попросите делегатов финансировать и спонсировать определенные мероприятия. Вам придется оплатить несколько расходов в течение следующих дней, и вы не будете платить все из своего кармана! Соберите хотя бы немного денег для покрытия начальных затрат, таких как аренда помещения, оборудования и, возможно, предприятий общественного питания. Возможно, вам придется платить за определенные вещи или услуги.
   • Убедитесь, что у вас есть адекватная административная процедура для получения, подтверждения и выставления счетов за необходимые вам услуги. Вам нужно отслеживать все, что вы делаете, чтобы вы могли обратиться к нему позже, чтобы вы лучше организовались рано, особенно если ваши торговые партнеры делают что-то не так.

6. 
   

   
   Рекламируйте свое мероприятие. Готовьте брошюры, размещайте рекламные объявления, информируйте средства массовой информации, делайте прямые почтовые рассылки, звоните по телефону, отправляйте группы в группы и посещайте потенциальных участников или спонсоров. Что еще нужно сделать, чтобы побудить людей прийти? Позаботьтесь о распространении полной информации, которая оставляет мало места для вопросов. Но в конце концов, вы также хотите вызвать любопытство своей аудитории!
   • Определите свою целевую аудиторию. Если вы пытаетесь связаться с пожилыми людьми, вы не будете тратить время на их отправку snapchats, Пойдите в места, часто посещаемые вашими участниками, и используйте инструменты, с которыми они знакомы. Стремитесь быть очень доступным и вести себя нормально.

7. 
   

   
   Соберите все, что вам нужно для вашего мероприятия. Например, медали, игры, небольшие сувениры, призы или сертификаты. Есть много вещей и гаджетов, которые могут остаться незамеченными для неопытного глаза, но вы знаете каждый закоулок и все, что может пойти туда. И не забудьте столы, стулья, аудиосистему, постеры, скатерти и все эти важные вещи!
   • Один этот вопрос заслуживает целой рабочей сессии с вашими сотрудниками. Не переставайте думать об этом, пока не найдете 5 вещей, таких как ручки, аптечка, батарейки, мороженое и удлинители. Вы должны убедиться любой ценой, что у вас есть все.

8. 
   

   
   Организуйте себя для все. Примите меры, чтобы сделать фотографии и видео. Организуйте движения гостей. Организуйте также еду и команду уборщиков. Список можно расширять изо дня в день, но это нормально, потому что вы организуете свое мероприятие!
   • Позаботьтесь о еде и прохладительных напитках. Также пора планировать специальные условия, например, для людей с ограниченными возможностями и т. Д. Также проверьте, являются ли некоторые участники вегетарианцами или имеют особые диетические потребности.
   • Предоставьте стулья, столы, гарнитуры, микрофоны, динамики, компьютеры, жидкокристаллические проекторы (ЖК-дисплеи), подиумы, все оборудование, необходимое для правильной настройки места проведения мероприятия.

9. 
   

   
   Подготовьте список людей для контакта. Вам понадобятся номера телефонов, адреса и все ваши сотрудники. Также подготовьте список VIP-персон и ваших поставщиков. Эти списки будут полезны, если кто-то опоздал или опоздал.
   • Предположим, ваши поставщики опоздали? Ты знаешь как это сделать? Вы берете свой красивый список, и вы звоните им. Они действительно думают, что ты идешь искать эти 100 кг тушеной свинины? Ну, это не важно. Вы передаете список Франсуа и просите его поехать со своим грузовиком по указанному адресу. И это все! Теперь вы знаете, что вам нужно сделать, либо прекратите их использовать, либо уточните свои данные!

10. 
    

    
    Идите к месту проведения мероприятия со своими сотрудниками. Совершите экскурсию и тщательно проверьте парковочные места, туалеты, зеленые комнаты, обеспечение входов и выходов. Найти близлежащие места, где вы можете сделать ксерокопии или сделать телефонные звонки и сделать покупки в случае чрезвычайной ситуации. Одним словом, старайтесь знать местность как свой карман.
    • Также поговорите с вашим контактным лицом. Он / она должен знать это место лучше всех. Есть ли конкретная проблема, которую вам нужно знать? Есть ли ограничения по времени? Вы должны были бы держать двери закрытыми в определенное время? Будут ли, не дай Бог, обычные учения по огню во время протеста?

Часть 3 24 часа до мероприятия

1. 
   

   
   Сохраняй спокойствие. Вы почти достигли конца своих предложений. Чрезвычайно важно, чтобы ваши идеи были четкими и не сбились с пути. Вы потратили месяцы на подготовку! Все будет хорошо Если вы сохраняете спокойствие, ваша команда будет вести себя как вы, и мероприятие будет проходить в хороших условиях. Более того, все будет закончено очень быстро!
   • Серьезно, вы почти достигли конца своих предложений. Вы все спланировали, вы продумали все возможные проблемы. Если что-то случится, вы преодолеете трудности. И помните, никто не будет винить вас. Шумный гость, посредственная еда, не переживайте слишком сильно, потому что участники знают, что вы не можете все контролировать. Так что отдыхайте, все будет хорошо.

2. 
   

   
   Выполните последние проверки с вашей командой. Убедитесь, что вы сообщили всем время проведения мероприятия и как туда добраться. Вы не хотите, чтобы в день мероприятия все ваши сотрудники одновременно спрашивали вас, где находится эта дверь священного служения.
   • Даже если вы не получаете вопросов, сделайте все возможное, чтобы оценить поведение ваших сотрудников. Удовлетворены ли они описанием своих задач? Они пахнут между ними? Если нет, обсудите с ними и попытайтесь сгладить проблему вместе. Возможно, кому-то будет удобнее заниматься чем-то другим или работать с кем-то еще.

3. 
   

   
   Проверьте все приглашения и ответы, которые вы получили. Составьте список гостей и попросите кого-нибудь посчитать присутствующих. В большинстве случаев количество присутствующих людей будет другой людей, которые ответили. Возможно, вы получили 50 положительных ответов и в итоге получили 5 или 500 человек присутствует. Так что, даже зная количество полученных ответов, будьте готовы к экстремальным ситуациям!
   • Пока вы там, напомните о событии своим уважаемым гостям. Вы будете удивлены количеством людей, которые скажут: «О, да, это верно! Это завтра не так ли? Вы можете избежать упущений, просто позвонив по телефону или отправив SMS.

4. 
   

   
   Идите на место и убедитесь, что все готово. Комната чиста и доступна? Установлено ли электронное оборудование? Были ли проведены тесты на хорошее функционирование? Можете ли вы установить оборудование заранее, если это необходимо? Готов ли персонал?
   • Проверьте, достаточное ли количество людей для наблюдения за событием. Конечно, всегда лучше иметь больше людей. Вам может понадобиться кто-то, кто может устроить срочную гонку, принять почетного гостя или устроить непредвиденное событие; или просто выпить кофе.

5. 
   

   
   Подготовьте комплекты участников. Каждый набор может включать бутылку воды, легкие закуски, блокнот, ручку, буклет и необходимую информацию. Вы также можете включить небольшие воспоминания. Именно детали заставляют участников думать, что мероприятие было хорошо спроектировано и хорошо организовано. И они действительно будут думать, что вы позаботитесь об обоих!
   • Это может быть зарезервировано для гостей или вашего персонала или обоих! Кому не нравится получать батончик и ручку?

6. 
   

   
   Сделай скрипт. Это список, который содержит всю необходимую информацию, классифицированную согласно расписанию и комнате. Подготовьте программу для важных мероприятий. Структура формы зависит от вас. Старайтесь не загружать его для легкого чтения.
   • Если вы очень разборчивы и очень прилежны, вы можете установить несколько скрипты. Выступающие могут попросить вас составить список других выступающих с указанием их местоположения и расписания. Ваша команда будет хотеть список оборудования, графики и правила уборки. Если у вас есть время, чтобы подготовить их, эти списки могут быть полезны.

7. 
   

   
   Подготовьте контрольный список действий, которые необходимо предпринять во время мероприятия. Это было бы катастрофой, если бы вы были там, все там, все там, и вдруг вы понимаете, что вы забыли дома 1200 бокалов для перерыва на кофе. Вы бы все испортили. Итак, составьте контрольный список и возьмите с собой все, что вам нужно!
   • Если вещи имеют тенденцию накапливаться, назначьте определенную задачу каждому члену вашей команды. Таким образом, в день проведения мероприятия вы не будете тратить свое время, бегая направо и налево, подчеркивая кризисы. Еще две руки облегчают бремя ... как говорится.

Часть 4 Управление проведением мероприятия

1. 
   

   
   Будьте рано на сайте мероприятия с вашими сотрудниками и волонтерами. Убедитесь, что все присутствуют и убедитесь, что электронное оборудование работает правильно. Есть ли в последний момент вопросы? Если у вас есть время, раздайте напиток, скажите им несколько слов ободрения и дайте им передохнуть! Вы это заслужили. Вы готовы
   • Убедитесь, что организаторы носят отличительный значок или другие знаки отличия, чтобы участники могли легко найти их при необходимости. Иногда ношения одежды недостаточно.

2. 
   

   
   Установите все. Внутри и снаружи. Вы должны вешать воздушные шары на почтовый ящик или рекламный щит на углу? А что вы думаете о дверях и главном вестибюле? Если участники должны пройти сложный путь, разместите как можно больше указателей, чтобы лучше их направлять.
   • Не забывайте приветственные баннеры и информативные баннеры, которые очень полезны. Не забудьте сделать так, чтобы участникам было легче найти место проведения мероприятия. Само собой разумеется!
   • Установить стойку регистрации и регистрации. По прибытии на сайт, участники должны отметить, что им нужно, чтобы направлять себя. В противном случае они могут бегать кругами и чувствовать себя некомфортно.Вы помните приемную комиссию, о которой мы говорили ранее? Разместите кого-то на входе, чтобы поприветствовать участников и ответить на их вопросы.
   • Опубликовать немного музыки! Это может развеять любое смущение, которое в противном случае улучшило бы настроение.

3. 
   

   
   Убедитесь, что важные люди знают о событиях. Если оратор опаздывает, скорректируйте свое расписание и сообщите заинтересованным сторонам. Если прием пищи длится дольше, чем ожидалось, вы должны предупредить их об изменении программы. Это редко происходит в соответствии с расписанием, поэтому обязательно информируйте людей о происходящих изменениях.

4. 
   

   
   Фотографируй! Вы, вероятно, хотите сохранить воспоминания о вашем мероприятии. И увидев, что кто-то ходит с камерой, может взволновать участников. Не забудьте баннер спонсора, свой, вход, прием и т. Д. Может быть, вы можете использовать их в следующем году!
   • Если возможно, попросите одного из ваших друзей или профессионального фотографа позаботиться обо всех этих деталях. Там вам достаточно сделать! Но вы должны заботиться о своих гостях, поэтому попросите кого-нибудь позаботиться о фотографиях и т. Д.

5. 
   

   
   Предложить сувенир. Ваши участники, возможно, чему-то научились, посетив ваше мероприятие, и вы хотите, чтобы они перестали думать о чем-то, задавать вопросы или думать о принятии мер. Итак, раздайте листовки или что-то, что они могут взять с собой, чтобы дать им идеи для действовать после события.
   • Не забудьте создать форум для обратной связи. Предоставьте участникам возможность принять участие, высказать свое мнение, предложить улучшения и поделиться своими пожеланиями к следующему мероприятию. И конечно, как они могут упростить!

6. 
   

   
   Чистый прием! Поднимите электросчетчик, поднимите баннеры, уберите столы и т. Д. Поместите места обратно в их исходное положение, как они были до события. Это особенно важно, если вы сняли комнату и хотели бы вернуться. Владельцы могут взимать с вас плату, которую вы могли бы избежать в противном случае. Разделите задачи, чтобы сделать операцию максимально простой.
   • Убедитесь, что ничего ценного не было забыто на месте, и если это так, настройте службу утерянного имущества
   • Обращайте внимание лица, ответственного за место, на повреждения, которые могут возникнуть в ходе мероприятия. Лучше быть честным и прямым.
   • Береги мусор и действуй по средствам. Служба уборки позаботится об этом.

7. 
   

   
   Позаботьтесь обо всех задачах, которые возникают при проведении вашего мероприятия. На самом деле, это зависит от характера рассматриваемого события. Возможно, вам нечем заняться, но вы также можете получить длинный список людей, которым нужно поблагодарить, и рецепт для управления. Вот несколько идей для начала.
   • Спасибо всем членам вашей команды, волонтерам и спонсорам. Вы не могли бы сделать свое мероприятие без них!
   • Обновите и доработайте свои учетные записи. Эта задача должна быть выполнена как можно быстрее. Лучше иметь минимум деталей для настройки.
   • Организуйте благодарственный прием для всех тех, кто помог вам, ваши сотрудники должны чувствовать благодарность, а ваши доноры считают, что они участвовали в благом деле.
   • Раздайте заинтересованным людям сувениры или брошюры.
   • Раздайте спонсорам и заинтересованным людям свою долю рецепта.
   • Разместите фотографии мероприятия на вашем сайте.

8. 
   

   
   Организуйте оценочную встречу после мероприятия, чтобы улучшить свою организацию в будущем. Теперь, когда вы выполнили все, есть ли вещи, которые вы могли бы сделать по-другому? Какие вещи работали хорошо, а какие не работали? Вы бы согласились организовать такое мероприятие еще раз? Чему ты научился?
   • Если вы получили отзыв, учтите это. Если ваши гости этого не делают, попросите сотрудников сделать это! Что они думают о событии? По крайней мере, они оценили себя? Конечно, так как у них были батончик с гранолой и ручка, не так ли?