Как ответить на звонок моего босса

Содержание

• этапы
• Часть 1 Практика профессиональной этики по телефону
• Часть 2 Обсуждение с вашим руководителем
• Часть 3 Ответ на телефонный звонок в нерабочее время

Получение телефонного звонка от вашего начальника иногда является источником беспокойства, особенно если это часто заставляет вас нервничать и терять уверенность в себе. Лучший способ ответить на телефонные звонки от вашего работодателя - постоянно практиковать профессиональный этикет по телефону и всегда быть готовым принять задания и ответить на вопросы, связанные с их работой.

этапы

Часть 1 Практика профессиональной этики по телефону

1. 
   

   
   Поднимите звонок. Дайте трубке позвонить два-три раза, прежде чем поднять трубку. Это создаст у него впечатление, что вы заняты и работаете хорошо. Звоните слишком рано, создавайте впечатление, что вы не очень заняты или вообще ничего не делаете, слишком долгое ожидание, прежде чем сделать это, говорит о том, что для вас не является приоритетом.
   • Не забывайте применять это правило каждый раз, когда вы находитесь в профессиональной обстановке, кто бы вам ни звонил. Не делайте этого или не применяйте его удобные правила только тогда, когда ваш начальник пытается связаться с вами по телефону, но со всеми, включая ваших коллег, клиентов и поставщиков, которые будут более восприимчивы, если вы будете вести себя надлежащим образом. Кроме того, вы никогда не сможете точно знать, когда ваш работодатель позвонит вам с другой линии.

2. 
   

   
   
   
   Приветствуйте его профессионально. При ответе на звонок постарайтесь быть максимально профессиональным и приятным.Например, если ваши коллеги или ваш работодатель позвонят вам, скажите: «Здесь, Жан Пуассон. Чем я могу вам помочь? "
   • Если вы работаете в большой организации с несколькими отделами, укажите название вашего отдела или отдела в своем приветствии. Скажи: «Здесь Жан Пуассон из коммерческого отдела. Что я могу сделать для вас? "
   • При ответе на телефонный звонок с внешней линии введите название вашей компании, даже если вы думаете, что ваш начальник может вам звонить. Например, скажите «привет! Здесь ABC Service, Жан Пуассон к устройству. Чем я могу вам помочь? "

3. 
   

   
   Глотайте пищу или плевайте в жевательную резинку. Сделайте это лучше, прежде чем поднять трубку телефона, но если вы не можете сделать это вовремя, закончите действие самым незаметным и тихим способом. Разговор с жевательной резинкой или едой во рту неуместен и дает плохую самооценку. Лучше собеседник это поймет.

4. 
   

   
   
   
   Говорите четко и прямо в микрофон. Это поможет вам избежать проблем со связью между вами и вашим руководителем, которые могут вызвать проблемы позже. Кроме того, ваш начальник будет разочарован, если ему будет трудно общаться с вами из-за проблемы со звуком или низкого качества звука.
   • Также не забывайте улыбаться, отвечая и разговаривая по телефону. Большинство звонящих, включая вашего босса, будут знать, что вы улыбаетесь своим голосом и тоном. Это положительно скажется на вашем начальнике, особенно если вы работаете в отрасли, связанной с продажами и обслуживанием клиентов.

5. 
   

   
   Уделите этому все свое внимание. Будьте очень осторожны, разговаривая по телефону со своим боссом. Прекратите все, что вы делаете, даже если это задание, которое он вам дал ранее. Будьте готовы выслушать, что он скажет вам.
   • В общем, избегайте отвлекаться на внешние факторы при общении с вашим боссом. Например, если один из ваших коллег входит в ваш офис, когда вы разговариваете по телефону, скажите ему вежливым жестом, что вы не можете разговаривать с ним прямо сейчас.

Часть 2 Обсуждение с вашим руководителем

1. 
   

   
   Делайте заметки. Возьми свой блокнот и будь готов делать заметки, когда общаешься с ним. Это позволит вам в любой момент быть готовым отметить любую важную информацию, которую он хотел бы сообщить вам во время разговора, например: время, даты, адреса или инструкции для конкретной задачи. Это также позволит вам записать все важные вопросы, которые вы хотели бы задать ему взамен.
   • Всегда не забывайте иметь на столе, в верхнем ящике или в легко доступном месте блокнот и ручку. Наличие рядом с собой записной книжки позволит вам записывать важную информацию каждый раз, когда вы принимаете запланированный или незапланированный телефонный звонок.
   • Если у вас нет ноутбука под рукой, но вы сидите перед компьютером, откройте пустую страницу или документ Word и делайте заметки, как если бы вы использовали ноутбук. Имейте в виду, однако, что он сможет слышать ваш ввод, поэтому будьте очень осторожны и внимательно слушайте, чтобы он не был склонен задаваться вопросом, действительно ли звуки вашей клавиатуры связаны с вашим разговором.

2. 
   

   
   Сохраняй спокойствие. Дышите глубоко и спокойно в течение нескольких минут и выпейте немного воды, необходимой для успокоения. По телефону легко распознать взволнованного человека, особенно если он тяжело дышит или дрожит, колеблется. Сохранение спокойствия также поможет вам чувствовать себя более уверенно и контролировать ситуацию.
   • Если вы знаете, что ваш работодатель скоро вам позвонит, освободите себя от беспокойства, пройдя немного перед приемом звонка. Встань и немного погуляй в своем офисе или на службе, это тебе поможет. Только не забудьте вернуться вовремя на звонок.
   • Если вы чувствуете необходимость быстро успокоиться до или во время разговора, сделайте несколько глубоких вдохов. Вдохните как можно медленнее через нос в течение четырех-пяти секунд. Задержите дыхание еще на три секунды, затем осторожно выдохните еще на четыре-пять секунд. Вдыхание кислорода поможет вам снять напряжение и очистить голову.

3. 
   

   
   Практикуйте активное слушание все время. Поскольку он не говорит с вами лицом к лицу, важно, чтобы вы четко понимали все, что он говорит вам по телефону. Не стесняйтесь попросить его повторить и объяснить то, что вы не слышали или не понимали.
   • На самом деле, просите разъяснений или время от времени подтверждайте некоторые детали, даже если вы понимаете его инструкции. Просто попытайтесь обобщить ваши инструкции своими словами, прежде чем повесить трубку. Практикуя активное слушание, вы покажете ему, что вы слушаете его усердно и профессионально.

4. 
   

   
   Ответь ему кратко. Не ходите вокруг куста, доберитесь прямо до точки и ответьте ему прямо. Это создает впечатление, что вы хорошо подготовлены, и позволит вашему боссу сосредоточиться на цели своего вызова, не слишком отвлекаясь. В большинстве случаев ваш работодатель очень занят и звонит вам только потому, что ему нужна определенная информация от вас. Если он специально не попросит вас дать ему все детали, дайте ему именно то, что он хочет.
   • Еще раз, это не означает, что вы не должны просить разъяснений, если это необходимо. Ваш работодатель, безусловно, очень занят, но лучше теперь потратить 60 секунд больше, задавая свой вопрос, чем тратить часы на исправление ошибок с вашим боссом. Если вам нужно задать много вопросов, но не хватает времени, спросите своего руководителя, можете ли вы приблизиться к конкретному коллеге, или обратитесь к письменному документу, чтобы получить больше информации.

5. 
   

   
   Делайте устные кивки. Делайте это на протяжении всего разговора. Устные кивки - это такие утверждения, как «да», «согласен», «я понимаю» и «я вижу». Все они показывают, что вы активно слушаете это.
   • Конечно, эти устные кивки должны быть сделаны в подходящее время во время разговора. Прежде чем делать это, дождитесь перерыва после инструкции или объяснения.

6. 
   

   
   Имейте позитивный настрой на протяжении всего разговора. Наличие позитивного и динамичного отношения показывает вашему боссу, что вы уверены в себе, компетентны и не боитесь решать задачи работы. Например, если он позвонит вам, чтобы обсудить проблему, поговорите с ним о возможных решениях, которые вы можете реализовать.
   • Будьте максимально восприимчивы, даже если он критикует вашу работу или отношение. Примите критику, подытожив ее своими словами, а затем обсудите, как ее исправить. Вы можете честно выразить свои опасения по поводу дальнейших действий в будущем, но избегайте оправданий прошлых ошибок или проблем.
   • Сформулируйте свое предложение, используя местоимение «я» вместо «вы», когда вы хотите выразить свои проблемы или объяснить прошлые проблемы. Это позволит вашему лидеру не защищать себя, не отвечать вам отрицательно или на гнев. Например, если он звонит вам, чтобы обсудить с вами задачу, которую вы не смогли выполнить вовремя, скажите: «У меня были проблемы со сбором необходимой информации» вместо того, чтобы сказать «вы не дал мне необходимую информацию вовремя ".

7. 
   

   
   Поблагодарите его. Не забудьте поблагодарить своего шеф-повара за то, что нашли время позвонить вам. Хотя он и звонил вам, а не наоборот, поблагодарив его за то, что он позвонил вам, это отличный способ показать ему вашу признательность за то время, которое он или она отдали вам. Например, скажите: «Я знаю, что у вас напряженный день, спасибо, что нашли время позвонить мне. "
   • Делайте это каждый раз, когда ваш супервайзер звонит вам, особенно когда он делает это, чтобы выразить обеспокоенность, критиковать вашу работу или объяснить проект. Цель состоит в том, чтобы показать вам, насколько вы стремитесь выполнить поставленные перед вами задачи, и поблагодарить его за то время, которое он или она отдали вам, - это способ понять, что его призыв поможет вам хорошо выполнить свою работу.

Часть 3 Ответ на телефонный звонок в нерабочее время

1. 
   

   
   Ответьте на звонок, если это возможно. Если ваш начальник позвонит вам в нерабочее время, соберите его и обсудите с ним, не мешает ли это другим вашим приоритетам. Это еще более важно, если вы были в этой должности менее шести месяцев.
   • Ваша готовность общаться с начальником после рабочего дня покажет, насколько вы преданы своему делу и своей работе.
   • Если вы не можете ответить ему, когда он вам звонит, подпишите его как можно скорее. В идеале вы должны слушать оставленный вами голос и перезванивать как можно скорее. В зависимости от культуры компании и характера звонка, вы сможете получить, отправив электронное письмо или электронное письмо, чтобы объяснить, почему вы не можете принять его звонок, если вы не можете перезвонить ему.

2. 
   

   
   Пересмотрите свою корпоративную культуру. В некоторых компаниях работодатель требует, чтобы сотрудник поддерживал связь по телефону и электронной почте независимо от времени и дня. Хотя это может показаться несправедливым, вам все равно придется принять это как часть корпоративной культуры, если вы хотите продолжить работу над этим.
   • Если вы не знаете, каким правилам следовать, станьте ближе к своим коллегам. Вы можете узнать, что можете подождать несколько часов, прежде чем ответить, или что все отвечают немедленно. Найдите правильную информацию и примените ее.

3. 
   

   
   Оставайтесь позитивными и действуйте в соответствии с ситуацией. Всегда будьте вежливы и позитивны, когда слушаете своего работодателя, даже в нерабочее время. Тем не менее, вы должны посмотреть на каждую ситуацию в отдельности, прежде чем решить, как на нее реагировать.
   • Например, если ваш работодатель критикует вас или дает инструкции о работе, делайте заметки во время разговора, но не стесняйтесь продолжать свою сверхпрофессиональную деятельность после завершения разговора. Если задание, которое он вам дал, не является срочным, вы можете отложить его и выполнить в обычное рабочее время.
   • С другой стороны, если это чрезвычайная ситуация, вы должны поставить себя в одно и то же время и решить проблему, не теряя ни секунды, в соответствии с пожеланиями вашего босса.

4. 
   

   
   Оцените свою удовлетворенность работой. Ваш начальник не может разумно ожидать, что вы будете доступны 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, однако нет никаких гарантий, что его ожидания будут разумными. Если ваш босс регулярно звонит вам в нерабочее время, и это вызывает у вас дискомфорт или беспокойство, подумайте о поиске другой работы.
   • Выключите свой мобильный телефон, если вы знаете, что ваш работодатель позвонит в нерабочее время, но если вы не состоите в профсоюзе, вас, вероятно, могут уволить в любое время. Ваш начальник может отказаться, если он / она заметит, что вы не отвечаете на его звонки в нерабочее время или отправляете вас обратно для этого.