Как написать план управления изменениями

Содержание

• этапы
• Способ 1 Напишите план для управления организационными изменениями
• Метод 2 из 3: Отслеживайте изменения в проекте

Существует два типа планов управления изменениями. Один касается воздействия изменений на организацию и облегчает переход. Второй помогает отслеживать изменения в одном проекте, создавая четкую запись изменений в продуктах или масштабах проекта. Эти планы касаются передачи того, что необходимо сделать четко и точно.

этапы

Способ 1 Напишите план для управления организационными изменениями

1. 
   

   
   Укажите причины внесения изменений. Перечислите факторы, которые привели к решению о внесении изменений, такие как низкая производительность, новые технологии или изменение миссии организации.
   • Один из подходов - описать текущее состояние бизнеса и будущую ситуацию, которую планирует создать этот план.

2. 
   

   
   Определите характер и объем изменений. Кратко опишите ожидаемый характер проекта. Определите, повлияет ли это на позиции, изменения процесса, изменения политики или организационную структуру. Перечислите отделы, рабочие группы, системы или любые другие компоненты, которые могут быть изменены.

3. 
   

   
   
   
   Опишите поддержку заинтересованных сторон. Перечислите все заинтересованные стороны, участвующие в плане, например, филиал, главу миссии, инициатора, потребителей или сотрудников, затронутых изменением. Для каждой из этих частей укажите, будет ли заинтересованная сторона поддерживать внесенные изменения.
   • Не забудьте составить таблицу, которая может объяснить эту информацию четко и кратко. Для каждой затронутой стороны оцените уровень приоритета (высокий, средний или низкий) следующих данных: осведомленность, уровень поддержки, влияние.
   • Если возможно, проведите собеседование один на один, чтобы оценить поддержку заинтересованных сторон.

4. 
   

   
   Создайте команду. Эта команда будет отвечать за взаимодействие со всеми заинтересованными сторонами, выслушивание различных проблем и обеспечение того, чтобы операция проходила в наилучших возможных условиях. Выбирайте людей, которые пользуются большим доверием в бизнесе и имеют хорошие коммуникативные навыки.
   • Вы должны нанять промоутера из высшего руководства. Подчеркните, что это будет активная работа по содействию изменениям, а не только по утверждению плана.

5. 
   

   
   
   
   Разработать подход с управлением. Получение всей поддержки компании имеет важное значение для успеха операции. Разрешить всем старшим менеджерам комментировать изменения и сотрудничать друг с другом, чтобы играть активную роль в этом проекте.

6. 
   

   
   Составьте план для каждого актера. Для каждой заинтересованной стороны, включая тех, кто поддерживает проект, оцените риски и связанные с этим проблемы. Поручить ответственной команде задачу решения этих проблем.

7. 
   

   
   Создать план общения. Коммуникация является ключевым элементом этого процесса. Часто общайтесь со всеми участвующими сторонами. Укрепить причины изменений и выгоды от них.
   • Актеры должны получать двустороннее общение. Личные встречи необходимы.
   • Сообщение должно исходить от промоутера основного руководства, непосредственного руководителя каждого сотрудника и любого другого представителя, которому доверяют участники. Все коммуникации должны проходить согласованно.

8. 
   

   
   Обратите внимание на любое сопротивление. Всегда есть сопротивление переменам. Это происходит на индивидуальном уровне, и поэтому вы должны лично общаться с заинтересованными сторонами, чтобы выяснить причину такого сопротивления. Обратите внимание на жалобы, чтобы команда менеджеров могла их исправить. Эти проблемы обычно включают в себя следующие моменты.
   • Нет мотивации или нет чувства срочности.
   • Нет понимания общей ситуации или причин необходимости изменений.
   • Отсутствие участия в процессе.
   • Неопределенность относительно стабильности работы, будущих ролей или требований и навыков, необходимых для будущих должностей.
   • Неспособность руководства оправдать ожидания относительно внедрения изменений или коммуникации.

9. 
   

   
   Возьми препятствия. Вы должны реагировать на претензии путем усиления коммуникации или изменения стратегии. Другие претензии могут потребовать дополнительных подходов, которые вы можете включить в свой план или передать руководству. Изучите, какой из этих вариантов лучше всего подходит для вашей организации.
   • Для любых изменений в позициях или процессе, сделайте обучение сотрудников главным приоритетом.
   • Если вы планируете переходный период как можно более плавным, запланируйте встречи или увеличьте вознаграждение работникам.
   • Если заинтересованные стороны не мотивированы, предложите им стимулы.
   • Если они чувствуют себя оторванными от проекта, организуйте встречу, чтобы собрать отзывы и рассмотреть любые изменения в плане.

Метод 2 из 3: Отслеживайте изменения в проекте

1. 
   

   
   Определите роли. Перечислите роли, которые будут назначены каждому для этого проекта. Опишите обязанности и навыки, необходимые для каждой роли. По крайней мере, поручите шеф-повару на ежедневной основе вносить изменения, а также промоутеру, чтобы отслеживать весь прогресс и принимать важные решения.
   • Для крупных проектов в большой корпорации вам, возможно, придется разделить роли между несколькими людьми со специализированными знаниями.

2. 
   

   
   Создать контрольную комиссию. ИТ-проекты обычно включают комиссию по контролю за изменениями, состоящую из представителей каждой группы заинтересованных сторон.Эта комиссия будет отвечать за утверждение запросов вместо главы миссии и доведение решений до заинтересованных сторон. Этот подход очень хорошо подходит для проектов с рядом заинтересованных сторон и может потребовать частой переоценки основных целей.

3. 
   

   
   Создайте процесс для применения запросов. Как только член команды определяет прогресс, как вы переходите от идеи к реальности? Опишите этот процесс здесь, по согласованию с командой. Вот как это может выглядеть.
   • Члены команды должны заполнить форму заявки и отправить ее в Управление проекта.
   • HOM должен ввести информацию из формы в журнал запросов и обновить этот журнал, когда запросы рассматриваются или отклоняются.
   • Менеджер просит членов команды написать более конкретный план и оценить необходимые усилия.
   • Глава миссии отправляет план организатору для возможного принятия.
   • Изменения были сделаны. Заинтересованные стороны часто информируются о прогрессе.

4. 
   

   
   Создайте форму заявки. Следующие данные должны быть включены в форму и должны быть введены в журнал изменений.
   • Дата запроса на изменение.
   • Количество запросов назначается руководителем проекта.
   • Название и описание.
   • Имя, адрес электронной почты и номер телефона лица, заполняющего форму.
   • Приоритет, отданный каждому запросу (высокий, средний или низкий). Для срочных изменений вам могут понадобиться конкретные сроки.
   • Номер продукта и версии (для ИТ-проектов)

5. 
   

   
   Добавьте дополнительную информацию. Журнал изменений также должен иметь возможность отслеживать принятые решения и внимательно следить за их выполнением. Помимо информации из форм заявки, вам необходимо зарезервировать место для:
   • утверждение или отклонение заявок,
   • подпись лица, которое утвердит или отклонит заявки,
   • сроки реализации изменений,
   • даты окончания изменений.

6. 
   

   
   Следите за важными решениями В дополнение к журналу изменений, проект может получить пользу от записи важных решений. Это утверждение поможет вам в долгосрочной перспективе или поможет отслеживать проекты, в которых произошли некоторые изменения в управлении. Этот файл также может служить справочным руководством для клиентов или органов управления. Для каждого внесенного в срок изменения объем или требования проекта, уровни приоритета или стратегия, которую необходимо принять, включают следующую информацию.
   • Инициатор проекта.
   • Дата принятия решения.
   • Краткое изложение причин, лежащих в основе решения, и подход, использованный для их достижения. Пожалуйста, включите любые соответствующие документы в процессе.