Как написать политику и процедуры вашей компании

Содержание

• этапы
• Часть 1 Определение ваших целей
• Часть 2 Написание политики вашей компании
• Часть 3 Написание процедур
• Часть 4 Понимание правовых аспектов
• Часть 5 Написание самого руководства

Политики и процедуры компании обычно объединяют правила, руководящие принципы, приоритеты и принципы организации. Они часто включаются в руководство, предоставляемое сотрудникам. Если вам интересно, как написать руководство по политике и процедурам, это зависит от ваших целей.

этапы

Часть 1 Определение ваших целей

1. 
   

   
   Составьте список целей. Как менеджер или владелец, вы должны знать, каковы ваши бизнес-цели. Подумайте о целях продаж, сотрудников и управления вашей компанией. Кроме того, представьте, как вы видите компанию через несколько лет.
   • Ставьте конкретные цели, но также достижимы и достойны усилий. Например, как часть политик и процедур, изложенных в руководстве, установите реалистичные финансовые цели и достижимые цели для производительности сотрудников.
   • Установите цели и постарайтесь достичь их как владельца или менеджера. Постановка целей для вашего бизнеса является первым шагом в разработке политик и процедур, и мониторинг также важен.

2. 
   

   
   
   
   Составьте список задач и процедур. Подумайте о деятельности и повседневных задачах вашего бизнеса. Опишите каждую задачу, которая должна выполняться каждый день, чтобы обеспечить бесперебойную работу.
   • Задайте себе следующий вопрос: какие задачи требуют формальных инструкций? Какие процедуры должны выполняться точно так же? Вместо того, чтобы сосредотачиваться на обычных задачах, которые не требуют особых инструкций, расширьте свой кругозор!

3. 
   

   
   Составьте список проблем и возможных решений. Торговые политики помогают поддерживать деловые операции и позволяют сотрудникам достигать определенных стандартов производительности. Подумайте о проблемах, которые могут возникнуть, если бы не было политики управления. Это очень поможет вам при написании руководства.
   • Размышляя о возможных проблемах, сформулируйте некоторые решения. Подумайте о вопросах повседневной деятельности компании, включая финансовые вопросы, взаимодействие между сотрудниками и клиентами и поведение персонала.

Часть 2 Написание политики вашей компании

1. 
   

   
   
   
   Составьте список категорий. Подумав о возможных проблемах, которые следует упомянуть, сгруппируйте их по категориям. Вот несколько возможных категорий: безопасность, планирование, вождение, зарплата, пособия, отпуск и дискриминация.
   • При составлении руководства классификация различных политик поможет вам в организации документа. Кроме того, это позволяет определить наиболее важную политику и описать ее более подробно.

2. 
   

   
   Используйте общую презентацию, чтобы детализировать политику. Схема позволяет дополнительно изучить каждую категорию или политику и добавляет подробные положения и элементы по мере необходимости. Используйте номера, чтобы организовать каждый раздел или категорию.
   • Начните с краткого описания. После написания и рассмотрения всех ваших первоначальных идей, вы можете вернуться к начальным разделам и расширить их по мере необходимости.

3. 
   

   
   Подумайте о последствиях несоблюдения политики. Идея состоит в том, чтобы правильно управлять компанией и следовать определенной схеме, но политики также служат в качестве письменного документа для борьбы с любыми нарушениями правил. Это особенно важно, когда необходимо предпринять действия в результате проблемы.
   • Политики, если они включены в официальный документ, могут описывать законные права и обязанности сотрудников и компании. При написании руководства подумайте о законах, действующих в вашей стране, и включите, например, политику, запрещающую дискриминацию и домогательства на рабочем месте.

4. 
   

   
   Установите четкие правила увольнения. Если вам необходимо уволить сотрудника за нарушение правил, в качестве доказательств следует использовать письменные правила, если указанное лицо было заявлено об увольнении без уважительной причины. Закажите раздел в руководстве о различных процедурах и этапах увольнения.
   • Вы также должны иметь раздел о политике найма. Например, вам может потребоваться проверка данных перед приемом на работу или определить тестовый период до оформления контракта. Четко определите эти условия в политике компании.

5. 
   

   
   Всегда используйте ясный и активный язык. Важно четко описать все политики, чтобы избежать недопонимания или неправильного толкования. Если вы понимаете, что положение может интерпретироваться по-разному, рассмотрите возможность переписать его.
   • Например, вместо описания при определенных обстоятельствах работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск в случае отсутствия по болезниВы можете перефразировать этот шрифт следующим образом: Дополнительный отпуск по болезни может быть утвержден только с явного согласия менеджера.

Часть 3 Написание процедур

1. 
   

   
   Определите задачи, которые требуют подробных процедур. Это не все обычные задачи или инциденты, которые требуют подробных инструкций. Расставьте приоритеты задач или процедур, которые должны выполняться последовательно, таких как начисление заработной платы или планирование.
   • При принятии решения о том, какие процедуры следует детально определить в документе, учитывайте следующие вопросы: Является ли процедура трудоемкой или сложной? Будут ли последствия ошибок серьезными? Значительное изменение было осуществлено в последнее время? Требуют ли процедуры значительных административных формальностей? Процедуры имеют тенденцию вводить сотрудников в заблуждение?

2. 
   

   
   Соберите необходимую информацию для каждой процедуры. Прежде чем вы сможете подробно описать различные процедуры, вы должны знать все этапы и все аспекты. Рассмотрите проблемы, поднятые сотрудниками в прошлом, и проблемы, с которыми вы столкнулись.
   • Даже со всей необходимой информацией может быть полезно придерживаться основной информации при написании документа. Подумайте, что нужно читателю или сотруднику, чтобы понять процедуры и реализовать их.

3. 
   

   
   Будь ясным и точным. Всегда используйте активный голос при написании процедур и избегайте использования слишком большого количества слов. Необходимо использовать язык, который легко понять, избегая любого жаргона, который могут не понимать новые сотрудники.
   • Например, вместо описания платежные ведомости должны быть депонированы на счетах, просто напишите это: внести платежные ведомости на счета.

Часть 4 Понимание правовых аспектов

1. 
   

   
   Напишите раздел о политике по борьбе с дискриминацией. Все компании должны принять антидискриминационную политику. Поэтому обязательно включите эту информацию в руководство, подчеркнув, что вы ожидаете от сотрудников соблюдения этих мер на рабочем месте.
   • Включите информацию о справедливости в сфере занятости, реализации прав инвалидов и преследования. Укажите, если возможно, законы, запрещающие дискриминацию и преследование.

2. 
   

   
   Убедитесь, что все определенные правила являются законными. Выполните поиск в Интернете, чтобы убедиться, что все установленные вами правила являются законными и справедливыми. Вы также можете связаться с соответствующими органами в вашей стране для получения дополнительной информации.
   • Если возможно, проконсультируйтесь с юристом по трудовым вопросам и попросите их ознакомиться с установленными правилами, прежде чем применять их. Как домовладелец, иметь адвоката, с которым вы можете регулярно консультироваться, - отличная идея.

3. 
   

   
   Все новые проекты должны быть подписаны сотрудниками. Новые сотрудники также должны утвердить и подписать документ и получить копию руководства для быстрого ознакомления при необходимости. Кроме того, все изменения в документе должны быть подписаны всеми сотрудниками. Это позволит им гарантировать, что они обязаны соблюдать эти правила, если какая-либо из сторон возбудит судебное разбирательство в будущем.
   • Несовершеннолетние не могут юридически подписать договор. Если вы хотите нанять кого-то в возрасте до 18 лет, убедитесь, что вы получите письменное разрешение опекуна на заключение договора в качестве меры предосторожности.

Часть 5 Написание самого руководства

1. 
   

   
   Организуйте информацию в логическом порядке. Начните с более общих вопросов и переходите к более конкретным вопросам. Например, вместо того, чтобы начинать с обсуждения преимуществ, лучше сначала описать процесс набора или получения права на участие.
   • Начните с описания бизнес-целей, как они были определены. Напишите один или два последовательных и четких абзаца, в которых кратко излагается содержание руководства, ожидания как ваших сотрудников, так и ваших.
   • Обязательно составьте руководство с четко определенными категориями и подразделами. Затем создайте оглавление для быстрого ознакомления.

2. 
   

   
   Используйте изображения, диаграммы и таблицы. Поскольку некоторые люди более наглядны, чем другие, наличие изображений, графики и таблиц в руководстве может облегчить понимание концепций, обсуждаемых в документе. Визуальные элементы помогают упростить различные процедуры и политики.
   • Например, было бы целесообразно составить таблицу с указанием различных названий должностей и их функций. Это может служить кратким справочным руководством. Другим вариантом может быть включение таблицы с вопросами и ответами, к которым сотрудники могут обратиться при необходимости.

3. 
   

   
   Сделать руководство доступным для всех сотрудников. В идеале, новые сотрудники должны получать копию руководства во время приема на работу, а нынешние сотрудники должны получать новые копии при внесении изменений в документ. Если возможно, попросите сотрудников подписать контракт, в котором указано, что они поняли и утвердили содержание руководства.
   • Храните копии руководства на своем рабочем месте и предоставьте несколько цифровых копий, чтобы при необходимости пересмотреть документ. Цель состоит в том, чтобы эти правила и процедуры были хорошо поняты и реализованы. Если есть проблема, используйте руководство, чтобы решить, что делать.